Quanto custa um funcionário para uma empresa?

Se você é lojista e está pensando em contratar alguém, é bom ter atenção aos detalhes, pois o salário é apenas uma parte da conta. Saber quais outros custos vêm junto trará uma visão mais assertiva de quanto custa um funcionário para sua empresa e também pode evitar retrabalhos e mal-entendidos.

Quais são os principais custos de um funcionário?

Contratar alguém para ajudar na loja é um passo importante, mas também vem com uma série de responsabilidades financeiras. 

Além do salário, existem outros custos que você, lojista, precisa levar em conta para manter tudo em dia com a lei e com o planejamento do negócio.

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Encargos trabalhistas

Os encargos trabalhistas são os custos específicos para contratação CLT (carteira assinada), garantidos por lei. Esses são obrigatórios e fazem parte da carga de custos fixos da contratação. Veja os principais encargos:

• Férias remuneradas: 1/12 do salário com acréscimo de 1/3.
• 13º salário.
• FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço): 8% do salário bruto.
• INSS (Instituto Nacional do Seguro Social): de 20% sobre a folha de pagamento (para empresas do regime Lucro Presumido ou Real).
• Adicionais: noturno, insalubridade ou periculosidade, caso a função exija.
• Outros impostos e contribuições: dependem do regime tributário da empresa (veja onde consultar impostos do seu enquadramento empresarial no portal SINTEGRA).

Custos indiretos

Os custos indiretos nem sempre são percebidos de imediato ou são recorrentes, mas também devem ser levados em consideração: 

• Uniformes.
• Equipamentos de proteção individual (EPIs).
• Consumo de insumos (papel, energia, materiais usados no dia a dia).
• Equipamentos de trabalho (mesa, computador, cadeira, telefone).

Benefícios

Por mais que nem todos sejam obrigatórios, oferecer benefícios é o esperado pelo mercado de trabalho de modo geral e é bom que já estejam incluídos no seu cálculo de despesas.

Veja exemplos dos benefícios mais comuns e básicos:

• Vale-transporte: obrigatório quando solicitado pelo funcionário. A empresa pode descontar até 6% do salário-base, e deve arcar com o restante do valor para o deslocamento.
• Vale-alimentação ou refeição (VA/VR): esses benefícios só são obrigatórios se estiverem especificados na convenção coletiva da categoria ou se a empresa aderir voluntariamente a programas como o PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador).

Benefícios como seguro de vida, saúde e afins são totalmente opcionais, e cabe a você empregador decidir se irá ou não ofertar.

Custos variáveis

Esses variam conforme o desempenho do funcionário, sua jornada ou fatores sazonais. Veja exemplos:

• Horas extras.
• Bonificações e comissões.
• Faltas e atrasos (que podem gerar custos ou descontos).
• Treinamentos específicos.
• Substituições temporárias.

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Como calcular o valor final de custos?

Antes de contratar, é importante saber exatamente quanto esse funcionário vai custar no seu caixa. Não basta olhar só o salário, é preciso colocar na ponta do lápis todos os encargos e despesas que comentei anteriormente. 

Bora ver como fazer esse cálculo de forma simples e prática?

1. Defina um modelo de contratação

Cada modelo de contratação tem suas especificidades e impacto financeiro, é importante que você defina o que melhor se encaixa nas necessidades do negócio. Veja alguns exemplos de modelos de contratação:

• CLT (Consolidação das Leis do Trabalho): é o modelo mais comum, com todos os direitos e encargos obrigatórios.
• PJ (Pessoa Jurídica): na contratação PJ, o trabalhador emite nota fiscal e não há pagamento de encargos como FGTS, 13º ou INSS. Esse modelo é ideal para funções mais autônomas e é geralmente feito por meio de um contrato de prestação de serviços.
• Contrato intermitente: o funcionário trabalha por períodos e recebe proporcionalmente. Isso reduz encargos quando a demanda é sazonal e também é feito com um contrato de prestação de serviços.
• Freelancer ou MEI: ideal para atividades pontuais ou prestadores que se enquadram no Simples Nacional.

2. Anote todos os valores

Vamos a um exemplo de quanto custa um funcionário registrado CLT, com um salário bruto de R$ 2.000,00:

• FGTS (8%): R$ 160,00.

• INSS (20%): R$ 400,00.
• Férias: todo mês você precisa reservar 1/12 desse salário pensando nas férias futuras (R$166,67 por mês) + 1/3 de adicional desse valor, como prevê a lei (R$ 55,00): o total fica R$ 222,22 mensais.

• 13º (1/12 do salário): R$ 166,66.
• Vale-transporte: pensando em um vale-transporte de R$ 320,00 a empresa teria que arcar com aproximadamente R$ 200,00 (nesse caso, se a empresa descontar do funcionário 6%, que equivale a R$ 120,00, faltam R$ 200,00 para cobrir o necessário para o valor final de transporte).
• Insumos (estimativa mensal): R$ 80,00.

Custo total aproximado: R$ 3.228,88. 

Como é possível perceber, o custo real pode ultrapassar 60% acima do salário bruto.

3. Faça o cálculo de acordo com seu regime tributário

O regime tributário da sua empresa influencia bastante nos custos com encargos trabalhistas. Ou seja, dependendo da forma como sua loja está registrada, você pode pagar mais ou menos impostos sobre a folha de pagamento.

• Simples Nacional: algumas faixas já incluem encargos, e a alíquota pode variar de 4% a 33%, dependendo do faturamento e do anexo.
• Lucro Presumido e Lucro Real: pagam encargos separadamente (INSS patronal, terceiros, RAT...). O impacto pode ser maior, principalmente se a folha de pagamento for elevada.

No Simples Nacional, o INSS patronal (contribuição por parte da empresa) já vem embutido na guia de impostos, o que pode aliviar os custos de empresas de menor porte. Já no Lucro Real, é necessário recolher separadamente, o que pode elevar a carga.

Como posso diminuir os custos com funcionário?

Para que você consiga balancear os custos, nem sempre cortar é a melhor saída. 

Uma otimização de gastos e investimentos que rendam a longo prazo, podem te ajudar a prevenir alguns desgastes.

Quer saber mais sobre como ter um funcionário de baixo custo sem abrir mão da qualidade? Dá uma olhada no conteúdo aqui do blog “Como contratar um funcionário com baixo custo, em conformidade com a lei”.

 Agora veja algumas estratégias práticas para diminuir custos com funcionários:

• Invista em treinamento: funcionários mais capacitados cometem menos erros, são mais produtivos, satisfeitos e independentes.
• Ofereça um ambiente de trabalho agradável: retém funcionários e reduz a rotatividade, que custa caro no fim das contas.
• Automatize tarefas manuais: ferramentas como o sistema de gestão Nex ajudam a reduzir tempo gasto com processos repetitivos no caixa, controle de estoque, vendas e relatórios, o que significa menos retrabalho e mais eficiência.

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Conclusão

Contratar um funcionário exige planejamento. O custo vai muito além do salário e envolve encargos legais, benefícios, custos indiretos e impacto tributário. 

Ao entender cada etapa e buscar alternativas como treinamentos, ferramentas de gestão e modelos flexíveis de contratação, você pode equilibrar o custo sem abrir mão da qualidade no atendimento ou na operação.