Regime de caixa: o que é, como funciona e como aplicar

Todas as movimentações financeiras de um negócio geram um lançamento contábil e financeiro, sendo uma entrada ou uma saída, cada lançamento é registrado pelo financeiro e pela contabilidade da empresa, de acordo com o tipo de regime que a empresa adotar.

Continue lendo para aprender mais sobre o regime de caixa, sua importância, entender a diferença para o regime de competência e aprender sobre a apuração de tributos.

O que é regime de caixa?

Regime de caixa é o regime contábil que consiste em contabilizar as receitas e despesas de uma empresa apenas quando ocorre uma transação financeira, semelhante a uma conta bancária.

Diferente do regime de competência, o regime de caixa não considera a data em que foi realizada a compra ou venda de um produto e/ou serviço, apenas quando o dinheiro entra ou sai efetivamente do caixa da empresa. 

- Para que serve e como funciona o regime de caixa?

Com este tipo de regime é possível analisar a geração de caixa do seu negócio e acompanhar sua situação financeira. 

Ele permite prever a capacidade de você realizar uma compra parcelada, realizar um investimento em seu negócio, entre outros.

O regime de caixa acompanha o fluxo de caixa do seu negócio, pense nele como um extrato bancário, a cada mês você contabilizará apenas o dinheiro que entrou e saiu do seu caixa naquele mês. É importante manter todos os valores organizados, pois a tributação será realizada em cima desse controle.

- Quem pode optar pelo regime de caixa?

As micro e pequenas empresas podem adotar esse tipo de regime, assim como empresas que se encaixam no Simples Nacional e no Lucro Presumido, que podem escolher tanto o regime de caixa, quanto o regime de competência.

Já as empresas do Lucro Real são obrigadas a tributarem suas receitas somente pelo regime de competência.

É importante saber que o regime que você escolher será válido durante todo o ano-calendário, não podendo mudar o regime antes do fim de ano, quando é necessário realizar novamente o processo de escolha de regime para o ano seguinte.

Importância de entender o que é regime de caixa

Se em seu negócio você trabalha com vendas a prazo ou com datas de pagamento diferentes às datas de venda, saiba que esse tipo de regime pode beneficiar você.

Quando você escolhe adotar o regime de caixa em sua empresa, ao invés de pagar os impostos no momento da emissão da nota fiscal, você paga apenas no momento de recebimento do pagamento, isto é, você é tributado pelo valor em caixa no mês.

Além disso,é possível saber o valor exato que a empresa possui em caixa naquele momento, sem necessidade de previsões. A exatidão dessa informação é fundamental para conhecer o capital de giro existente para quitação de contas.

Regime de caixa e regime de competência: qual a diferença?

- Exemplo de regime de caixa

Imagine que você tem uma loja de calçados e seu cliente comprou um par de tênis de R$500,00 no mês de janeiro. 

Ele optou por pagar no cartão de crédito em duas parcelas, portanto, a primeira parcela você receberá no mês de fevereiro. Observe como ficaria seu regime de caixa:

regime de caixa‍

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- Exemplo de regime de competência

Diferente do regime anterior, no regime de competência o registro do evento ocorre na data em que ele acontece, ou seja, no momento em que o negócio é fechado, independente de quando o dinheiro entra ou sai do caixa.

Pensando nisso, veja como seria o regime de competência usando o mesmo exemplo anterior:

regime de competência

Como apurar os tributos por regime de caixa

- Regime de caixa Simples Nacional

A empresa optante por esse regime deve manter registro dos valores a receber, de acordo com o modelo constante do Anexo Único da Resolução CGSN 45/2008, no qual devem constar pelo menos as seguintes informações referentes a cada prestação de serviço ou operação com mercadorias a prazo:

• Número e data de emissão de cada documento fiscal.
• Valor da operação ou prestação.
• Quantidade e valor de cada parcela, assim como a data de vencimento de todas.
• A data de recebimento e o valor recebido.
• Saldo a receber.
• Créditos considerados não mais cobráveis.
  

É importante saber que, caso Microempresas ou Empresas de Pequeno Porte possuam filiais, deve-se considerar o somatório das receitas recebidas por todos os estabelecimentos.

- Regime de caixa Lucro Presumido

Os optantes pelo regime de tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Presumido, podem adotar o regime de caixa para apuração das contribuições para o PIS, COFINS, CSLL e IRPJ.

A pessoa jurídica que optar por esse tipo de regime para base de cálculo dos tributos deverá:

• Emitir documento fiscal idôneo, quando da entrega do bem ou direito ou da conclusão do serviço.
• Indicar no livro Caixa, em registro individual, o documento fiscal correspondente a cada recebimento.
  

O ideal é controlar os recebimentos das receitas em uma conta específica, onde em cada lançamento seja indicado o documento fiscal correspondente ao recebimento.

Quais cuidados devem ser tomados por quem escolhe o regime de caixa

Como dito anteriormente, esse regime acompanha o fluxo de caixa do seu negócio, por isso, é importante manter um controle firme sobre ele para evitar problemas no fluxo de caixa ou fiscais.

Registre todas as entradas e saídas do caixa de sua empresa para manter o controle das finanças, a forma mais segura de fazer isso é automatizando o processo para diminuir o risco de erros humanos, recomendamos que você use um software de gestão com recurso de controle de caixa.

Outro cuidado importante é lembrar que, no regime de caixa, as despesas devem ser descontadas apenas no momento em que o dinheiro sair efetivamente do caixa.

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Conclusão

Antes de optar por algum tipo de regime, faça um estudo do seu negócio, cada empresa possui características e necessidades diferentes, somente após essa análise você saberá qual regime se adapta melhor às necessidades do seu negócio.

Outro fato é que manter o controle de regimes contábeis não é tão simples, recomendamos que você use um programa de gestão para manter o controle de suas finanças, independente do regime tributário que você escolher.

Ficou com alguma dúvida ou tem alguma sugestão? Deixe seu comentário!