Produtividade no trabalho: guia para aproveitar melhor o tempo livre

Um dos maiores desafios enfrentados por comerciantes e empreendedores é a falta de tempo e a dificuldade em gerenciar tarefas em determinado prazo, seja por sobrecarga de atividades ou pela dificuldade em delegar tarefas a outras pessoas.

Então aperte o cinto, porque hoje vamos aprender formas práticas de como melhor aproveitar seu tempo e otimizar tarefas de forma estratégica.

Importância da gestão de tempo

Já se deparou com uma semana atarefada onde a sensação é de que o dia não tem horas suficientes? Bom, isso pode acontecer por diferentes motivos, como sobrecarga de atividades ou simplesmente por uma gestão de tempo pouco planejada.

A gestão de tempo é a divisão de tarefas sequenciais em um determinado período, essa organização é responsável por facilitar a realização das atividades de forma eficiente e dentro do prazo.

Então imagine que você precisa separar pedidos de um produto promocional e a loja está cheia de pessoas procurando por este mesmo produto.

A fila acaba aumentando e sem perceber vai atendendo todo mundo, mas atender todos os clientes da loja e vender muitos produtos promocionais, significa correr o risco de não conseguir ter itens disponíveis para os pedidos solicitados. O que você faz?

Este é um exemplo claro de como a gestão de tempo é essencial para priorizar as demandas e saber criar uma sequência lógica de tarefas, e é com base nisso que vamos aprender como gerenciar melhor suas demandas.

Conheça o Nex, o sistema de gestão completo que seu comércio precisa! Com ele você agiliza as tarefas diárias de vendas, gestão de estoque, cadastro de clientes e muito mais.

Principais técnicas de gestão de tempo e organização

Existem algumas técnicas que foram desenvolvidas com o objetivo de melhorar o desempenho em produtividade, cada uma com características específicas e que podem ser usadas em diferentes ocasiões. Veja mais detalhes a seguir:

Técnica Pomodoro

A Técnica Pomodoro tem por objetivo auxiliar diretamente na realização de tarefas dentro do prazo. Esse método é baseado em uma lógica de 25 minutos de atividade focada e 5 minutos de descanso e assim sucessivamente, até o término de todas as atividades.

É claro que essa técnica pode ser adaptada de acordo com a realidade de cada comércio e em atividades que possam ser divididas em dois tempos, o que não seria o caso do atendimento de um cliente.

Pensando na realidade de um comércio de varejo, essa técnica pode ser aplicada em uma auditoria de estoque, por exemplo, onde você faz uma extensa conferência entre o que está registrado em estoque e o que realmente há fisicamente. 

Getting Things Done (GTD)

Getting Things Done pode ser traduzido como “realizando tarefas”, ele é um método que acredita que quanto mais informação você armazenar, menos produtivo e focado seu cérebro se tornará. 

O GTS visa a organização de informações (por mais confusas que sejam) em etapas de acordo com a prioridade.

5 Etapas da metodologia do Getting Things Done:

• Capturar ou registrar: coloque para fora todos os pensamentos e ideias acumulados, esvazie sua mente de todas informações que causam sobrecarrega.
• Esclarecer: separe as ideias expostas com títulos, defina prioridades, associe ações necessárias para cumprir os objetivos e determine quem fará aquilo.
• Organizar: a organização é feita em conjunto do esclarecimento, ao organizar e transferir as pendências para ações e tarefas relevantes, você transforma suas ideias em trabalho realizável.
• Refletir: revisite diariamente suas anotações e altere a ordem e prioridade  sempre que necessário. O GTD não é um método para ser feito e esquecido na gaveta, ele é um projeto constante.
• Engajar: coloque a mão na massa, veja o que funciona e o que pode ser melhorado, aplique a teoria de forma que ela seja válida na prática e faça alterações se preciso.

Zen to Done (ZTD)

Um passo de cada vez!

Zen to Done pode ser traduzido em algo como “esteja bem para concluir algo”. A ideia central do ZTD é simplificar a rotina, focando em poucas tarefas essenciais por vez.

Em uma palestra sobre ZTD, o instrutor em produtividade David Allen assume que “quanto mais uma ideia estiver em sua mente, menos ela acontecerá”, isso é dito em relação às milhões de tarefas que passam pela cabeça e causam stress e frustração, mas enquanto elas estiverem na mente, são apenas ideias, pensamentos confusos.

O ZTD tem por essência 10 princípios, que em sequência formam etapas, veja a seguir:

• Coletar: reúna todos os pensamentos e ideias sobre 
• Processar: entenda o que de fato tudo isso significa e qual sua relevância
• Planejar: encontre meios de solucionar 
• Executar: coloque seus pensamentos para fora
• Ter um sistema simples: o básico que funciona
• Organizar: distribua as ideias de forma lógica
• Revisar. altere o caminho se achar preciso
• Simplificar. faça simples e bem feito
• Criar uma rotina: repita seu planejamento de forma consistente
• Encontrar sua paixão: inclua tarefas que trazem prazer e leveza.

Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gerenciamento de tempo e priorização de tarefas ela é responsável por ajudar a categorizar o que é importante e o que é urgente

A partir disso, você pode classificar suas tarefas como:

• Urgente e importante.
• Importante mas não urgente.
• Não importante mas urgente.
• Não importante e não urgente.

Essas são as regras utilizadas para priorizar o que deve ser feito de acordo com seu grau de relevância e podem ser usadas para organizar qualquer tarefa ou pendência, como pedidos em atraso, gargalo no atendimento, reposição de mercadorias, impressão e colagem de etiquetas, limpeza do ambiente, etc.

Princípio de Pareto (Regra 80/20)

O Princípio de Pareto é uma proporção que define que 80% dos resultados são frutos de 20% de alguma ação. Por exemplo: 80% das vendas são frutos de 20% dos clientes, ou  80% das vendas vêm de 20% dos itens em estoque. 

Esse esquema de proporção pode ser aplicado em diversas áreas, mas vamos focar na relação dele com o comércio e produtividade.

Vamos supor que através de uma análise da estatística de vendas você percebeu 80% das sua receita vem da venda de 20% dos seus produtos, que em sua maioria são produtos de vestuário, por exemplo, é certo afirmar que a partir disso você sabe onde os esforços devem ser concentrados, através de atividades feitas nesta área que se mostra mais lucrativa e impactante.

Como facilitar a gestão com um sistema de vendas

Um sistema de vendas é um tipo de programa instalado no computador ou acessado pela internet, onde muitos estabelecimentos utilizam para registrar vendas e gerenciar detalhes do comércio, você provavelmente já viu algum sendo usado em lojas e mercados sem se dar conta do que era aquilo.

Este sistema de vendas, em especial o sistema de venda integrado (como o Nex por exemplo), consegue incluir os principais recursos utilizados no comércio em um só lugar, como controle de vendas, controle de estoque, cadastro de produtos, cadastro de clientes, abertura e fechamento de caixa, entre outros.

Através do sistema de vendas, você consegue aplicar os métodos de produtividade de maneira ainda mais certeira, já que com o uso do sistema os processos que antes eram feitos de forma manual (como anotações e planilhas) passam a ser mais simples, rápidos e objetivos.

Automatizando processos operacionais

Através do sistema de vendas você consegue automatizar seus processos operacionais de forma rápida e eficiente, isso significa que o controle das atividades operacionais da loja, como estoque, vendas e cadastros, pode ser feito inteiramente através do sistema. 

Veja o exemplo de como é a tela de um sistema de gestão de vendas: 

Benefícios de utilizar um sistema integrado

Um sistema de gestão integrado vai trazer uma solução alternativa para processos que tendem a ser mais lentos e com possibilidade de erros, como planilhas de venda e estoque, caderninho de contas no fiado e demais anotações comerciais que podem ser facilmente perdidas ou esquecidas.

Veja alguns exemplos práticos de benefícios de um sistema integrado.

• Agilidade nos processos: reduz tempo em atividades.
• Redução de erros manuais.
• Profissionalização do comércio.
• Concentração de informações em um só lugar.
• Economia de papelada em planilhas impressas.

Agora que você já conhece um pouco mais sobre sistema de gestão de vendas, eu te convido a baixar o sistema de gestão Nex, que possui diversos recursos de gestão para deixar sua rotina ainda mais produtiva.

Conclusão

Criar ou reprogramar uma rotina de tarefas não é uma missão fácil, mas é um passo necessário para melhorar a produtividade e a eficiência. Com planejamento e comprometimento, é possível atingir resultados positivos, principalmente quando você encontra o método ideal, aquele que melhor se encaixa na sua rotina de trabalho e faz sentido para sua equipe como um todo.

Nos vemos nas próximas telas com mais dicas para facilitar a rotina do seu comércio, até logo!