NF-e: o que é, o que muda e como emitir em 2027?
Entenda o que é NF-e, conheça as mudanças previstas para 2027 e veja como emitir a nota fiscal eletrônica passo a passo.
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento que existe no Brasil desde 2005, para substituir os antigos modelos de notas fiscais em papel.
Desde então, passou a fazer parte da rotina de empresas que comercializam produtos, registrando as operações de compra e venda de mercadorias em formato digital.
Neste conteúdo, você vai entender o que é a NF-e, o que muda com a Reforma Tributária e o passo a passo para emitir a nota do jeito certo. Veja os tópicos abaixo:
O que é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?
O que muda na NF-e com a Reforma Tributária em 2027?
Obrigatoriedade total para o Simples Nacional
Novos campos na hora de emitir a NF-e
Rejeição de NF-e sem os campos de IBS e CBS
Cadastro de produtos no sistema
Como emitir uma NF-e?
Confira os requisitos para emissão de nota fiscal
Tenha um sistema emissor de NF-e
Cadastre a tributação e os campos corretamente
Faça a venda pelo sistema
Confira as informações da nota
Conclusão
O que é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o documento fiscal digital que registra a venda de mercadorias e comprova a operação perante o Fisco. Ela existe apenas em formato eletrônico, como já indica o nome.
Ela é gerada em um arquivo XML, assinada com certificado digital e só passa a valer depois que a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado autoriza o uso.
Na nota ficam registrados os dados de quem vende, de quem compra, os produtos, os valores e os impostos da operação. O arquivo XML é o que realmente interessa ao Fisco.
O DANFE, aquele papel impresso que acompanha a mercadoria, é só uma versão para leitura e transporte.
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O que muda na NF-e com a Reforma Tributária em 2027?
A Reforma Tributária cria dois novos tributos sobre o consumo:
CBS: tributo federal administrado pela Receita Federal, que substitui o PIS e a Cofins.
IBS: tributo de estados e municípios, administrado pelo Comitê Gestor do IBS, que substitui o ICMS e o ISS.
Eles vão substituir os tributos atuais aos poucos, e a NF-e passa a mostrar esses valores item a item.
Para empresas do Lucro Presumido e do Lucro Real, o preenchimento desses campos já vale desde 3 de agosto de 2026. Para quem é do Simples Nacional, a data é 1º de janeiro de 2027.
Obrigatoriedade total para Simples Nacional
Em 2026, as empresas do Simples Nacional ficaram de fora do teste das alíquotas de IBS e CBS. Isso muda em 1º de janeiro de 2027, quando as optantes pelo Simples, incluindo o MEI, passam a informar esses tributos nos documentos fiscais, como a NF-e e a NFC-e.
É isso que significa obrigatoriedade total. A partir dessa data, o preenchimento vale para todos os regimes, e não só para o Lucro Presumido e o Real.
Regime | Quando o preenchimento de IBS e CBS na NF-e passa a valer |
Lucro Presumido e Lucro Real | Desde 3 de agosto de 2026 |
Simples Nacional e MEI | A partir de 1º de janeiro de 2027 |
Por isso, é essencial que seu sistema de emissão fiscal esteja atualizado e o seu cadastro de produtos precisa estar pronto antes dessa data. Começar com calma evita correria no começo do ano.
Novos campos na hora de emitir a NF-e
Na hora de preencher a nota fiscal eletrônica, você deve encontrar campos que não existiam antes. Os principais são estes:
CST de IBS/CBS: código de 3 dígitos que indica a situação tributária do item, como tributação integral ou alíquota zero.
Classificação Tributária (cClassTrib): código de 6 dígitos que detalha a regra da lei aplicada a cada item. Os 3 primeiros dígitos precisam ser iguais ao CST.
Destaque do IBS e da CBS nos totais: os valores dos novos tributos aparecem destacados no fechamento da nota.
Regras fiscais atualizadas: o sistema passa a seguir as regras próprias desses dois tributos.
Por isso, o jeito de emitir muda um pouco:
A nota ganha uma aba nova, só para IBS e CBS.
O sistema calcula o imposto a partir da classificação tributária configurada para o produto, ou seja, do CST, do cClassTrib e das alíquotas.
Dependendo do cClassTrib, a NF-e também pode mostrar grupos específicos, com informações adicionais de IBS e CBS. É o caso, por exemplo, de operações com redução de alíquota ou com crédito presumido.
O par CST e cClassTrib é a chave dessa mudança, porque é ele que diz ao sistema como calcular. Por isso o cadastro de produtos ganha tanta importância, como você vai ver mais abaixo.
Rejeição de NF-e sem os campos de IBS e CBS
Rejeição acontece quando a SEFAZ não autoriza a nota porque encontrou algum problema. A nota não vale, a emissão fica travada e você precisa corrigir e enviar de novo.
No segundo semestre de 2026, a Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS publicaram um ato técnico que adiou essa validação, e até a data de atualização deste conteúdo não há nova data divulgada.
Isso não significa que o preenchimento ficou opcional. A obrigação de informar IBS e CBS, definida pelo Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026, continua valendo nos prazos de cada regime, e a rejeição pode voltar a valer quando uma nova data for divulgada.
Mesmo hoje, campos preenchidos com erro podem gerar rejeição. Um cClassTrib que não começa com os mesmos três dígitos do CST, por exemplo, pode barrar a nota.
Se a nota for rejeitada, a mensagem indica qual item causou o problema. Abra o cadastro desse produto, corrija e tente de novo.
Cadastro de produtos no sistema
A parte mais importante da preparação acontece antes da venda, no cadastro de produtos.
A NF-e ganhou um grupo próprio para IBS e CBS dentro do arquivo XML. Isso quer dizer novos campos, novas validações e uma nova forma de preencher cada item da nota.
O NCM continua identificando cada mercadoria e ajuda a definir qual classificação tributária se aplica a ela. Para serviços, o código equivalente é o NBS. No sistema, cada produto precisa estar vinculado à classificação tributária correta de IBS e CBS.
Quem define essa classificação é o seu contador. Antes de cadastrar, peça a ele o CST e o cClassTrib de cada tipo de produto que você vende e quais itens têm alíquota reduzida, isenção ou crédito presumido.
O acerto da nota começa antes da emissão. Um NCM desatualizado ou uma tributação mal configurada vira nota rejeitada assim que a validação voltar a valer.
Organizar o cadastro agora ajuda você a ganhar tempo e evita travar o atendimento no meio do movimento.
No Nex, por exemplo, a configuração de IBS e CBS fica em uma aba própria e não altera o que você já tem cadastrado. Veja o exemplo a seguir:
Você cria grupos de classificação, como "Tributação integral" ou "Cesta básica", configura as operações de NF-e e de NFC-e, começando por venda e devolução de cliente, e depois vincula cada produto ao grupo certo. Veja como isso fica no Nex:
As tabelas oficiais de códigos são atualizadas automaticamente pelo sistema.
Como revisar os produtos que já estão cadastrados?
Um produto sem classificação tributária só mostra o problema na hora de emitir, quando a nota é rejeitada. O melhor caminho é revisar antes de vender, nesta ordem.
Comece pelos produtos que você mais vende no mês, porque são eles que passam pelo sistema o tempo todo.
Siga pelos itens vendidos no balcão com NFC-e, onde a rejeição aparece com a pessoa esperando para pagar.
Revise os produtos cadastrados antes de 2026, que provavelmente ainda não têm os campos novos preenchidos.
Em cada item, confira se o NCM está correto e se o produto está vinculado à classificação tributária indicada pelo seu contador.
Essa revisão ajuda a identificar possíveis pendências antes que elas atrapalhem a emissão das notas no dia a dia.
Como emitir uma NF-e?
Antes de emitir sua nota, confira se estes três requisitos estão em dia:
1. Confira os requisitos para emissão de nota fiscal
Antes de você emitir a primeira nota, três itens precisam estar em dia.
CNPJ ativo e inscrição estadual regular: para vender mercadoria, a empresa precisa ter o CNPJ ativo e a inscrição estadual regular. Você consulta o CNPJ no site da Receita Federal e a inscrição estadual no Sintegra ou no portal da SEFAZ do seu estado.
Certificado digital: é a assinatura eletrônica da empresa que garante que a nota é autêntica. Existem dois modelos, o A1, que fica como um arquivo no computador e vale por um ano, e o A3, que fica em um token ou cartão. Se o certificado estiver vencido, a nota não é autorizada.
Credenciamento na SEFAZ: é o passo em que a SEFAZ do seu estado reconhece o seu CNPJ como emissor de NF-e. Em alguns estados ele é automático, em outros, é um pedido feito pelo portal da SEFAZ.
As regras podem variar de um estado para outro, então confirme os detalhes no portal da SEFAZ do seu estado.
2. Tenha um sistema emissor de NF-e
O emissor é o programa responsável por montar o arquivo da nota, assiná-lo com o certificado digital, enviar as informações para a SEFAZ e receber a autorização de uso.
Pensando nisso, você tem duas opções de emissão:
Emissor gratuito, quando o seu estado oferecer: serve para quem emite poucas notas e aceita preencher tudo à mão, sem automação. Nem todo estado disponibiliza, e ele também precisa estar atualizado para IBS e CBS.
Sistema de gestão com emissão de nota fiscal: gera a nota junto com a venda e o estoque, sem digitar a mesma informação duas vezes, e acompanha as atualizações fiscais, como os novos campos de IBS e CBS.
Se você tem uma loja e realiza vendas todos os dias, contar com um sistema integrado pode poupar o tempo que seria gasto preenchendo as notas manualmente.
No Nex, o plano Fiscal emite a nota automaticamente a cada venda e conta com suporte especializado para tirar dúvidas de tributação. Conheça o recurso clicando aqui.
3. Preencha as tributações e campos corretamente
Essa etapa merece atenção: para que o sistema calcule os impostos corretamente, os dados fiscais precisam estar configurados.
Cada produto precisa ter NCM, tributação e classificação tributária corretos, e o seu regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real) precisa estar informado.
Se você é do Simples Nacional, informe também o modelo de arrecadação de IBS e CBS, dentro ou fora do DAS.
Os códigos fiscais devem ser definidos pelo seu contador. Já o sistema fica responsável por armazenar essas configurações e aplicá-las em cada venda.
No Nex, esse cadastro é feito uma única vez, durante a ativação da emissão fiscal no sistema. Depois, cada venda utiliza as informações que você já configurou, sem precisar preencher tudo novamente.
Só volte a mexer quando cadastrar um produto novo ou quando uma regra fiscal mudar, como acontece agora com o IBS e a CBS.
4. Faça a venda pelo sistema
Com tudo configurado, a emissão da nota passa a fazer parte da própria rotina de venda.
Você registra os produtos, informa quem está comprando e escolhe o tipo de nota. Na venda presencial para pessoa física, o mais comum é a NFC-e. Na venda para outra empresa, o modelo é a NF-e.
O sistema monta a nota com os dados do cadastro e calcula os impostos, inclusive IBS e CBS quando já forem exigidos.
Se ele for integrado ao estoque, a baixa dos produtos acontece junto. Depois, a nota é enviada à SEFAZ, que analisa as informações e retorna a autorização de uso.
5. Confira as informações da nota
Antes de transmitir a nota, vale conferir todos os dados com atenção. Depois de autorizada, a nota não pode ser simplesmente editada, e os ajustes passam por cancelamento ou carta de correção, dentro dos prazos e das regras da SEFAZ.
Confira estes pontos.
Dados de quem compra, como CPF ou CNPJ, nome, endereço e inscrição estadual, quando houver.
Produtos, quantidades e valores.
Tributação de cada item, incluindo a aba de IBS e CBS quando ela já for exigida.
Com a nota autorizada, ela ganha uma chave de acesso de 44 dígitos. A partir daí, você pode seguir assim.
Imprimir a NF-e. O que se imprime é o DANFE, e a impressão só vale depois da autorização de uso.
Enviar o XML. Mande o arquivo XML para quem comprou, de preferência junto com o DANFE.
Consultar a nota depois. Use a chave de acesso no portal da NF-e para conferir se a nota é autêntica e o seu sistema emissor para consultar as notas emitidas pelo seu CNPJ.
Quer emitir suas notas com mais praticidade? Conheça o plano Fiscal do Nex e conte com emissão automática e suporte especializado para ajudar na sua rotina fiscal.
Conclusão
A Reforma Tributária traz mudanças importantes para a emissão de NF-e, mas você pode começar a se preparar sem precisar mudar toda a rotina da sua loja.
O primeiro passo é cuidar do que acontece antes da emissão: revisar o cadastro dos produtos, conferir as classificações tributárias e contar com um sistema atualizado para acompanhar as novas regras.
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