É comum que lojistas decidam quando comprar “no olho”: olham para a prateleira, percebem que está ficando vazia e já entram em contato com o fornecedor.

E é nesse momento que entra o planejamento de estoque. Ele ajuda a substituir essa decisão por números e critérios simples, que qualquer loja pode acompanhar.

Neste texto, você vai ver como planejar o estoque do seu negócio e identificar a hora certa de comprar cada produto, evitando tanto a falta de mercadorias quanto o excesso de itens parados.

Veja o que você vai aprender:

• Qual a importância de um planejamento de estoque?

  • Menos ruptura e vendas perdidas

  • Evita gastos com compras de emergência

  • Menor custo de armazenagem

• 6 pontos para considerar no planejamento de estoque

  • 1. Histórico de vendas e previsão de demanda 

  • 2. Saldo e precisão do estoque 

  • 3. Prazo de entrega dos fornecedores 

  • 4. Giro e relevância dos produtos

• Como saber a hora certa de comprar, passo a passo

  • 1. Conheça a venda média e use a curva ABC 

  • 2. Defina o estoque mínimo e o estoque máximo 

  • 3. Calcule quanto tempo o estoque atende à demanda 

  • 4. Descubra o ponto de pedido 

  • 5. Apoie suas compras na sugestão de compra 

  • 6. Consulte o histórico de vendas

• Principais erros em um planejamento de estoque

  • 1. Comprar pela média do ano inteiro 

  • 2. Ignorar o prazo de entrega do fornecedor 

  • 3. Esquecer os pedidos que ainda não chegaram 

  • 4. Tratar todos os itens do mesmo jeito 

  • 5. Depender de um único fornecedor 

  • 6. Planejar sem dados

• Como um sistema de gestão ajuda no planejamento de estoque 

• Conclusão

Qual a importância de um planejamento de estoque?

O planejamento de estoque garante que o produto esteja na prateleira quando o cliente procura, sem deixar dinheiro parado em mercadoria que não sai. Sem ele, a loja costuma ter os dois problemas ao mesmo tempo: falta do que vende e sobra do que não vende.

Segundo um diagnóstico da plataforma Neogrid, cerca de 6% do estoque dos supermercados brasileiros está concentrado em produtos de baixo giro, o equivalente a aproximadamente R$ 6 bilhões em mercadorias paradas. 

Ao mesmo tempo, o setor ainda enfrenta rupturas de estoque, ou seja, a falta de produtos quando o consumidor precisa deles.

Essa realidade também pode afetar comércios menores. Por isso, é importante que seja feito um mapeamento de estoque para entender o cenário atual, identificar o que precisa ser ajustado e, a partir disso, criar um planejamento estratégico para evitar perdas.

Sabia que no Nex você acompanha o saldo de cada produto, define estoque mínimo e máximo e gera um relatório de sugestão de compras com base no histórico de vendas dos seus produtos? Conheça o controle de estoque do Nex.

Menos ruptura e vendas perdidas

O efeito imediato de uma ruptura de estoque, que é quando o cliente procura um produto e ele não está disponível, é a venda perdida.

Parte dos clientes troca por outro item, mas parte adia a compra ou vai ao concorrente.

Quando a falta se repete, o prejuízo cresce. O cliente passa a achar que "naquela loja nunca tem" e deixa de voltar. 

Por isso, planejar a reposição de estoque pelo ritmo real de vendas evita que o item mais procurado acabe justamente no dia de maior movimento.

Evita gastos com compras de emergência 

Quem compra só quando o produto já acabou costuma pagar mais caro por isso. Os custos aparecem de várias formas: 

• Frete expresso ou pedido mínimo pago só para buscar poucos itens.

• Compra no atacarejo da região, com preço maior que o do fornecedor habitual.

• Perda do poder de negociação, porque não há tempo para cotar com outros fornecedores. 

Com o planejamento, a compra acontece com folga: dá para juntar itens no mesmo pedido, negociar prazo e aproveitar condições melhores.

Menor custo de armazenagem

Estoque parado também custa. Ele ocupa espaço, prende capital de giro e corre risco de vencer, quebrar ou sair de moda. 

Segundo a mesma análise da Neogrid, o varejo opera em média com 36 dias de estoque, enquanto a referência do setor é de 23 dias. São quase duas semanas a mais de mercadoria esperando para ser vendida. 

Comprar a quantidade certa libera dinheiro para pagar contas, investir em novidades ou negociar à vista.

6 pontos para considerar no planejamento de estoque

1. Histórico de vendas e previsão de demanda

O histórico de vendas mostra quanto cada produto vendeu por dia, semana e mês. É a base para prever quanto vai vender no próximo período. Prever a demanda é olhar esse histórico e ajustar pelo que vem pela frente. 

Uma papelaria, por exemplo, vende muito mais em janeiro e fevereiro, por causa da volta às aulas. Já uma loja de cosméticos tem pico no Dia das Mães e no Natal. Uma loja de bebidas aumenta suas vendas em épocas de calor e com os jogos de futebol. 

Por isso, é importante que você compare sempre o mesmo período do ano anterior para entender como funciona a sazonalidade do seu negócio, não só o mês passado.

Isso vai te dar um norte sobre como funciona a sazonalidade do seu negócio e vai te permitir planejar um estoque de antecipação, que é uma reserva feita antes de períodos de alta demanda previsível.

2. Saldo e precisão do estoque

O saldo de estoque é a quantidade que a loja tem hoje de cada produto. Todo cálculo de compra parte dele, então um saldo errado gera uma compra errada.

Uma das causas de ruptura é a divergência entre o que o sistema, caderno ou planilha mostra e o que está na prateleira. Elas surgem de vendas sem registro, trocas não lançadas, perdas, furtos e erros na entrada de mercadoria.

Para manter o saldo confiável, é importante que você siga essas boas práticas:

• Dê entrada em toda compra assim que ela chegar, conferindo com a nota fiscal.

• Registre perdas, quebras, vencimentos e trocas.

• Faça contagens periódicas, começando pelos itens que mais vendem.

3. Prazo de entrega dos fornecedores

O prazo de entrega (também chamado de lead time) é o tempo entre fazer o pedido e ter o produto pronto para vender. Ele inclui o tempo do fornecedor para separar o pedido, realizar  o transporte e a conferência feita na loja.

Esse prazo define quanto estoque você precisa ter para atravessar a espera. Se um produto vende 5 unidades por dia e o fornecedor leva 7 dias para entregar, você precisa de pelo menos 35 unidades na loja no momento do pedido.

Anote o prazo real de cada fornecedor, não o prometido. Se ele costuma atrasar dois dias, considere esses dois dias no cálculo.

4. Giro e relevância dos produtos

O giro de estoque mostra quantas vezes o estoque foi vendido e reposto em um período. Quanto maior o giro, mais rápido o dinheiro investido em mercadoria volta para o caixa.

Para calcular o giro de estoque, basta você dividir o custo das mercadorias vendidas por período pelo estoque médio no período (a preço de custo).

Por exemplo: uma loja de cosméticos vendeu R$ 120.000 em mercadorias (a preço de custo) no ano e manteve, em média, R$ 20.000 em estoque. O giro foi 120.000 ÷ 20.000 = 6 vezes no ano. Ou seja, o estoque leva cerca de 61 dias (365 ÷ 6) para ser vendido.

E qual é o giro de estoque ideal?

 Não existe um número único. O giro ideal é o mais alto possível sem que o produto falte, e ele muda conforme o segmento. Perecíveis, como pães e hortifruti, giram em dias. Roupas, calçados e materiais de construção giram mais devagar. 

O melhor parâmetro é comparar o giro da sua loja com ela mesma ao longo do tempo e entre categorias. Produto com giro muito abaixo da média da categoria pode virar promoção, compra menor ou saída do mix.

Além do giro, avalie a relevância do produto: quanto ele representa do faturamento e se ele traz as pessoas para a loja. Um item de giro médio pode ser essencial se o público vem justamente por ele.

5. Capacidade de armazenamento

O espaço disponível no estoque físico limita o quanto você pode comprar. Não adianta aproveitar um desconto por volume se a mercadoria não cabe no depósito ou vai ficar empilhada no corredor.

Considere também as condições de armazenamento. Produtos refrigerados dependem do espaço na geladeira, itens com validade curta não podem ser comprados em grande quantidade e produtos frágeis ou volumosos exigem espaço próprio.

Lembrando que a capacidade de armazenamento é um dos limites usados para definir o estoque máximo de cada item.

6. Pedidos em aberto

Pedidos em aberto são de dois tipos, e os dois mudam o cálculo de compra: 

• Compras já feitas ao fornecedor que ainda não chegaram: essas quantidades devem ser somadas ao saldo antes de decidir um novo pedido. Esquecê-las leva a comprar duas vezes. 

• Pedidos de clientes ainda não entregues: encomendas, orçamentos aprovados e vendas online pendentes. Esses itens estão na prateleira, mas já têm dono, então devem ser descontados do saldo disponível. 

A conta fica assim: 

Estoque disponível para planejar = Saldo atual + Compras a receber − Itens reservados para clientes.

Como saber a hora certa de comprar, passo a passo

1. Conheça a venda média e use a curva ABC

A venda média diária é quanto um produto vende, em média, por dia. Ela é o ponto de partida de todos os outros cálculos.

Para saber a sua venda média diária, basta dividir a quantidade vendida no período pelo número de dias do período.

Vamos ver um exemplo de um mercadinho que vendeu 360 pacotes de café nos últimos 90 dias. A venda média é 360 ÷ 90 = 4 pacotes por dia.

Use um período recente, de 60 a 90 dias, e desconsidere os dias em que o produto estava em falta, porque eles puxam a média para baixo.

Como não dá para acompanhar todos os produtos com a mesma atenção, você pode usar a curva ABC para priorizar essa análise. 

Lembrando que a curva ABC é um método usado para classificar os itens pela participação no faturamento e assim entender quais são os produtos que mais precisam da sua atenção. 

Veja o exemplo de como pode ser feita a priorização dos produtos A, B e C.

As porcentagens são uma referência. Na sua loja, os números podem variar, mas a lógica se mantém: poucos produtos concentram a maior parte das vendas. No exemplo do mercadinho, o café é o item A.

Quer entender como funciona a curva ABC e descobrir em qual categoria cada produto da sua loja se encaixa? 

Acesse nosso material gratuito, com um guia explicativo e uma planilha para preencher com os dados do seu estoque e identificar os produtos mais importantes para o negócio. 

2. Defina o estoque mínimo e o estoque máximo

O estoque mínimo (ou estoque de segurança) é a quantidade de reserva para cobrir vendas acima da média ou atrasos do fornecedor. 

A fórmula do estoque mínimo é:

Estoque mínimo = (Venda máxima diária - Venda média diária) x Prazo de entrega (dias)

Ainda o exemplo do mercadinho: nos melhores dias, o mercadinho vende 7 pacotes de café. A média é 4 e o prazo de entrega é 6 dias. Logo, o estoque mínimo é (7 − 4) × 6 = 18 pacotes.

Já o estoque máximo é o limite de quantidade que vale a pena manter. Acima dele, o produto ocupa espaço e prende dinheiro sem necessidade.

Fórmula do estoque máximo:

Estoque máximo = Estoque mínimo + (Venda média diária x Intervalo entre compras em dias)

Seguindo o exemplo: o mercadinho faz pedido ao distribuidor a cada 15 dias. O estoque máximo é 18 + (4 × 15) = 78 pacotes.

Confira se o máximo cabe no seu espaço e respeita a validade do produto. Se não couber, reduza o intervalo entre compras.

3. Calcule quanto tempo o estoque atende à demanda

A cobertura de estoque mostra por quantos dias o estoque atual dá conta das vendas, sem nenhuma reposição.

Cobertura (dias) = Estoque disponível / Venda média diária

No exemplo: com 50 pacotes disponíveis e venda de 4 por dia, a cobertura é 50 ÷ 4 = 12,5 dias.

Compare a cobertura com o prazo de entrega. Se a cobertura for menor que o prazo do fornecedor mais a margem de segurança, o produto vai faltar antes da reposição chegar.

4. Descubra o ponto de pedido

O ponto de pedido ou ponto de ressuprimento é a quantidade em estoque que indica a hora de comprar. Quando o estoque disponível chega a esse número, o pedido precisa sair, porque o que sobra só cobre as vendas até a mercadoria chegar, mais a reserva de segurança.

Ponto de pedido = (Venda média diária x Prazo de entrega em dias) + Estoque mínimo

No exemplo: (4 × 6) + 18 = 42 pacotes. Quando o estoque de café chegar a 42 pacotes, o mercadinho deve fazer o pedido. Nos 6 dias de espera, vende cerca de 24 pacotes e o pedido chega com o estoque no mínimo, em 18.

5. Apoie suas compras na sugestão de compra

A sugestão de compra é a lista de produtos que precisam de reposição e a quantidade de cada um. Ela é feita com base no histórico de vendas e evita que a compra seja feita de memória ou só olhando a prateleira.

6. Consulte o histórico de vendas

O histórico de vendas mostra os padrões que a média dos últimos 90 dias não enxerga: datas comemorativas, estações do ano, início de mês, férias. Com ele, você antecipa as compras antes da demanda subir.

Principais erros em um planejamento de estoque

1. Comprar pela média do ano inteiro

A média anual esconde os picos e as quedas. Uma loja de roupas que vende 300 casacos por ano não vende 25 por mês: vende quase tudo entre maio e agosto. Comprar pela média faz faltar no inverno e sobrar no verão.

Para evitar que isso aconteça, use a venda média dos últimos 60 a 90 dias e corrija pelo fator sazonal do mês seguinte.

2. Ignorar o prazo de entrega do fornecedor

Quem faz o pedido quando o produto acaba fica sem ele durante todo o prazo de entrega. Se o fornecedor leva 10 dias, são 10 dias de venda perdida.

Para evitar isso, calcule o ponto de pedido com o prazo real de cada fornecedor e revise esse prazo sempre que houver atrasos.

3. Esquecer os pedidos que ainda não chegaram

Se a compra da semana passada ainda está em trânsito e não entra na conta, o sistema ou a planilha mostra estoque baixo e você compra de novo. O resultado é mercadoria em dobro.

Para que isso não aconteça, registre todo pedido feito ao fornecedor e some as quantidades a receber ao saldo antes de decidir uma nova compra.

4. Tratar todos os itens do mesmo jeito

Um produto que vende 10 unidades por dia e outro que vende 2 por mês precisam de regras diferentes. Usar a mesma margem ou o mesmo intervalo de compra para os dois gera falta no primeiro e sobra no segundo.

Por isso, é importante que você classifique os produtos pela curva ABC e defina estoque mínimo e máximo item a item.

5. Depender de um único fornecedor

Se o único fornecedor atrasa, aumenta o preço ou fica sem o produto, a loja não tem para onde correr. O impacto é maior nos itens de alto giro.

É importante que você tenha pelo menos uma alternativa cadastrada para os itens mais importantes e faça cotações de tempos em tempos, mesmo sem trocar de fornecedor.

6. Planejar sem dados

Comprar "pelo olho" ou pela sensação de que um produto está saindo bem funciona em lojas muito pequenas, mas deixa de funcionar quando o mix cresce. A memória não dá conta de centenas de produtos, prazos e sazonalidades.

Lembre-se sempre de registrar todas as vendas, entradas e ajustes de estoque. Com esses dados, os cálculos deste guia deixam de ser chute e passam a levar poucos minutos.

Como um sistema de gestão ajuda no planejamento de estoque

Um sistema de gestão é um grande aliado no planejamento de estoque. Isso porque ele calcula os saldos automaticamente e registra cada venda, entrada e ajuste assim que acontecem.

Assim, os dados necessários para planejar as compras ficam sempre atualizados, sem depender de planilhas ou contagens manuais a cada compra.

No Nex, os itens vinculados a pedidos e orçamentos em aberto ficam reservados e não aparecem como disponíveis. 

Dessa forma, você planeja suas compras considerando o estoque que realmente pode vender, sem contar com produtos que já estão comprometidos.

Na hora de decidir o que comprar, você também não precisa conferir a loja inteira, produto por produto. Basta definir o estoque mínimo e máximo de cada item e filtrar os produtos que estão abaixo do mínimo. 

Com essas informações, o Nex gera um relatório de sugestão de compras, pronto para ajudar você a organizar os pedidos e enviar ao fornecedor.

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Conclusão

Hoje vimos que o planejamento de estoque deixa de ser um palpite visual para se apoiar em dados reais, garantindo que você compre na hora certa, evite rupturas e não deixe capital parado na prateleira. 

Com métricas claras como venda média, giro, curva ABC e o apoio de um sistema de gestão como o Nex, organizar suas compras fica muito mais simples e a reposição de estoque se torna mais eficiente. 

Espero que este texto tenha ajudado você a melhorar a gestão do seu negócio e principalmente do seu estoque. Nos vemos nos próximos textos!