Antes de começarmos, é importante entender para que serve a nota fiscal.

A nota fiscal é um documento que ajuda a afirmar a legitimidade de uma empresa e assegura ao consumidor algumas vantagens. 

A Nota Fiscal é um documento que mostra que sua empresa é regularizada e traz segurança ao consumidor. Ela comprova a garantia e informa tipo, modelo, marca e série de um produto, além de garantir o direito na hora de registrar uma reclamação nos órgãos de defesa do consumidor.

Apesar de ser um tema muito falado e obrigatório em grande parte dos negócios, a emissão de notas fiscais ainda é um assunto que gera muita dúvida, principalmente entre novos empreendedores. 

Por isso, o texto de hoje é para quem quer entender qual a importância das notas fiscais, o que é preciso para emitir e como emitir. 

Por que é importante emitir notas fiscais?

As notas fiscais confirmam a procedência segura de mercadorias e a contribuição legal de tributos, além da contabilidade correta. Certificando a origem, a qualidade e a garantia do produto, você gera confiança nos clientes. 

Declarando seus tributos e esclarecendo sua contabilidade, você estabelece negócios melhores com fornecedores e até cativa alguns investidores. Além do que, ao não emitir notas fiscais, você coloca sua empresa em sérios riscos. 

Caso esteja prevista a necessidade de emitir notas fiscais e você não emita, seu negócio pode ser enquadrado em diversos crimes destacados na legislação, ocasionando punições, multas e até o fechamento da empresa.

Uma nota fiscal comprova que ocorreu uma venda (ou uma prestação de serviço). Portanto, é um documento muito importante para o consumidor, pois através de uma nota fiscal é possível obter benefícios como suporte técnico. 

Do ponto de vista da empresa, é importante ter um registro de suas vendas e, principalmente, esclarecer impostos incidentes. 

A nota fiscal é o início da tributação, ou seja, é uma prova de que a sua empresa paga tributos de forma correta e os relativos percentuais são adequadamente recolhidos pelo governo.

Que tal começar a emitir notas fiscais com um sistema que está totalmente de acordo com as normas fiscais e tributárias? Conheça todas as vantagens de emitir nota fiscal com o Nex clicando aqui.

Como saber se preciso emitir nota fiscal?

Até 2027, essa prática é facultativa para empresas enquadradas no regime Simples Nacional e para alguns casos do MEI (Microempreendedor Individual). 

Se você tem dúvidas sobre em qual regime tributário o seu negócio se encaixa e, portanto, sobre a obrigação de emitir documentos fiscais, procure se informar no site da Secretaria da Fazenda do seu estado ou no portal da Nota Fiscal Eletrônica.

O que é a natureza de operação?

A natureza de operação é um componente da nota fiscal que indica o tipo de atividade realizada com o item comercializado. 

Entre as principais classes de operação, podemos destacar, por exemplo: 

• Nota Fiscal de Venda: para transações comerciais com entrega de produtos. 

• Nota Fiscal de Devolução: para anular operações e devolver a mercadoria ao emissor original (como ao fornecedor). 

• Nota Fiscal de Remessa: para acompanhar itens que já dispunham de uma operação registrada (como uma venda).

O que é preciso para emitir uma nota fiscal?

Certificado Digital

Certificados digitais funcionam como assinaturas virtuais do remetente, garantindo a origem de uma nota fiscal. Existem basicamente dois tipos de certificado digital para emissão de notas fiscais, o A1 e o A3. 

As diferenças incluem tempo de validade, preço e forma de instalação. Escolha o mais adequado para o seu tipo de negócio, mas mantenha em mente que o A1 é o mais recomendado por questões de estabilidade.

Dispositivos online

Notas fiscais são emitidas digitalmente. Portanto, é necessário que você tenha um aparelho conectado à internet. Dê preferência aos computadores, já que costumam ter capacidade de processamento maior.

Conexão com a Internet

Uma comunicação com a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) é realizada no momento em que se faz uma emissão de nota fiscal. Sem conexão com a internet, não se pode entrar em contato com o órgão fiscalizador, impedindo que a nota seja emitida.

Sistema emissor de notas fiscais

Um emissor de notas fiscais é um programa ou sistema que gera notas com validade fiscal. Geralmente é integrado a uma ferramenta de gestão, que controla vários setores de uma empresa, como controle financeiro. 

Plataformas como o Nex possibilitam diversas atividades, como imprimir ou enviar DANFE por e-mail, importar XML, emitir NF-e e NFC-e com certificado A1 ou A3. 

O Nex, em específico, faz a emissão de notas fiscais de forma integrada ao controle de vendas e de estoque. Ou seja, ao fazer uma venda, o sistema remaneja o estoque automaticamente e preenche todos os dados da nota fiscal. 

Um emissor de notas fiscais deve facilitar e melhorar toda a administração da sua empresa, automatizar as atividades, gerar produtividade e, principalmente, evitar erros durante todos esses processos.

Como emitir notas fiscais com CNPJ? 

1. O primeiro passo é obter uma inscrição estadual, normalmente adquirida no processo de abertura do CNPJ da empresa. 

2. A seguir, você deve conferir se a emissão de notas fiscais é obrigatória para a sua empresa, com a ajuda de um contador. 

3. O próximo passo é solicitar uma autorização da Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ) e se credenciar nos ambientes de Homologação e Produção. 

4. Então, adquirir um certificado digital padrão ICP-BR modelo A1 ou A3 e um sistema de gestão que ofereça a emissão de notas fiscais. (Para o caso de emissão de notas de serviços, a operação ocorre vinculada à Prefeitura do município em que sua empresa opera). 

5. E por fim, após cadastrar-se no IBPT e preencher as informações cadastrais de produto (como NCM e Tributação), você pode emitir Notas Fiscais Eletrônicas.

Como emitir notas fiscais sendo MEI?

Até o ano de 2027, o Microempreendedor Individual (MEI) não é obrigado a emitir notas fiscais para pessoas físicas, mas quando o cliente é uma pessoa jurídica, o MEI precisa, por lei, emitir nota fiscal. 

Portanto, para emitir nota fiscal eletrônica, o MEI deve primeiro procurar uma unidade certificadora e adquirir um certificado digital. Além do certificado digital, é necessário um sistema para a emissão das notas. 

Por questões legais, os emissores de NF-e seguem as normas da microempresa, emitindo notas para todas as vendas, inclusive para pessoas físicas, o que não é um problema, já que com a reforma tributária, a obrigatoriedade de emissão passa a ser diferente. 

A partir do ano de 2027, com as mudanças da reforma tributária, o MEI precisa emitir nota fiscal para pessoas físicas e jurídicas.

Se você quer ficar por dentro de todas as novidades que a reforma tributária trará agora e nos próximos anos, acesse nosso material completo sobre o assunto:

Como emitir notas fiscais sendo pessoa física (com CPF)?

1. O primeiro passo para conseguir gerar uma nota fiscal como pessoa física é procurar a prefeitura da sua cidade e verificar quais são as regras locais para emitir uma NF sem possuir uma empresa registrada em seu nome. 

2. As prefeituras dão acesso às opções disponibilizadas para a regularização da  prestação do seu serviço. 

3. Após se informar localmente, o próximo passo é escolher uma das opções de emissão existentes para pessoas físicas: Recibo de Pagamento Autônomo (RPA) ou Nota Fiscal Avulsa.

Como emitir uma nota fiscal avulsa?

1. Como falado no tópico anterior, procure a prefeitura da sua cidade e peça acesso ao sistema da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) local. 

2. No ambiente virtual da NFS-e, preencha todas as informações solicitadas com os seus dados e os dados do seu cliente. 

3. Imprima o documento. 

4. Entregue a nota fiscal ao contratante.

Como emitir uma nota fiscal de prestação de serviços?

1. Acesse o site da prefeitura da sua cidade e conclua o credenciamento. 

2. Compareça à prefeitura na data estipulada, com os seguintes documentos: CPF original, protocolo de solicitação de credenciamento e documento de identificação do representante legal da empresa.

3. Com o credenciamento aprovado, entre no site da sua prefeitura e clique na área de emissão de notas fiscais.

4. Preencha os campos: CPF ou CNPJ e senha.

5. Escolha um método de emissão: intermediação (com preenchimento do CNPJ da empresa que está prestando o serviço) ou substituição (com preenchimento do CNPJ do tomador - aquele que paga o frete - junto do número da nota que será substituída).

No caso de não escolher nenhuma das opções anteriores, a nota fiscal gerada será uma NF comum.

Como automatizar o processo de emissão de nota fiscal?

Saber tudo sobre o universo fiscal, desde se informar se a emissão de notas fiscais é obrigatória para o seu negócio, até escolher a forma de fazê-la, é muito desafiador. Procure profissionais especializados e de confiança. 

Como em muitas tarefas da gestão de um negócio, a emissão de notas fiscais pode ser facilitada com o apoio que a tecnologia oferece ao organizar informações e otimizar os procedimentos na hora de gerir as notas. 

Com o Nex, este assunto pode verdadeiramente se tornar mais simples. Ele é não apenas um emissor de notas intuitivo e fácil de usar, mas um sistema de gestão completo que te auxilia em todas as áreas do negócio: caixa, estoque, vendas, cadastro e mais!

Com o Nex, você emite NF-e, NFC-e sem limite, conta com o suporte de uma equipe fiscal especializada e acompanha relatórios fiscais periodicamente para ficar por dentro da situação tributária do seu negócio. 

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Conclusão

Entender como funciona a emissão de notas fiscais é um passo importante para manter seu negócio organizado, regularizado e mais seguro no dia a dia. Com as ferramentas certas e um bom sistema de gestão, esse processo pode ser muito mais simples do que parece.

Espero que este guia tenha ajudado você a esclarecer as principais dúvidas sobre o tema. Até a próxima e boas vendas!