O certificado digital funciona como uma identificação eletrônica e é uma ferramenta que facilita uma série de processos que fazem parte do dia a dia de empresas e comerciantes.
Neste conteúdo, você vai entender o que é certificado digital, para que ele serve, quais são os principais tipos, como escolher o mais adequado e como obter o seu.

Bora lá?

O que é um certificado digital?

O certificado digital é uma identificação eletrônica que comprova a identidade de uma pessoa física ou jurídica no ambiente digital.

De forma simples, podemos pensar nele como uma espécie de identidade digital. Ele associa uma pessoa ou empresa a uma chave criptográfica, permitindo confirmar a autoria de determinadas ações e assinaturas realizadas eletronicamente.

O certificado digital pode ajudar a garantir:

• Autenticidade: confirma a identidade de quem realiza uma operação ou assinatura.

• Integridade: permite verificar se um documento assinado sofreu alterações.

• Segurança: protege a utilização da identidade digital por meio de mecanismos criptográficos.

• Validade jurídica: possibilita o uso da assinatura digital em diversas operações que exigem identificação e comprovação de autoria.

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Para que serve um certificado digital?

O certificado digital serve para identificar pessoas e empresas em diferentes operações realizadas pela internet. Para quem tem um comércio, ele pode estar presente principalmente em atividades fiscais e burocráticas.

Entre os usos mais comuns estão:

• Assinar documentos eletronicamente.

• Emitir documentos fiscais, quando o sistema ou a operação exigir certificado digital.

• Acessar determinados sistemas e serviços do governo.

• Realizar procedimentos que exigem identificação digital.

• Assinar contratos e outros documentos com segurança.

Um dos principais benefícios é justamente evitar processos que antes dependiam de documentos físicos, deslocamentos ou atendimento presencial. Com a identificação digital, muitas dessas tarefas podem ser realizadas de forma remota.

Quem precisa de um certificado digital?

É indispensável o uso do certificado digital para emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), como comércios, indústrias, e-commerces e prestadores de serviço que precisam cumprir exigências fiscais digitais. 

Ele também é usado por escritórios de contabilidade, que realizam rotinas fiscais e acessam sistemas da Receita Federal.

Além disso, o uso do certificado digital é muito comum entre advogados, que utilizam a ferramenta para acesso a processos judiciais digitais, profissionais da área da saúde, transportadoras, instituições financeiras e empresas que operam com grande volume de documentos eletrônicos.

Por isso, antes de adquirir um certificado digital, é fundamental entender quais obrigações se aplicam ao seu tipo de atividade e quais sistemas exigem esse tipo de autenticação. 

A escolha correta garante que o certificado seja compatível com as rotinas fiscais, jurídicas ou operacionais do seu negócio.

Se você tem uma loja, atua como profissional liberal ou presta serviços em áreas reguladas, essa análise é ainda mais importante para garantir que o certificado escolhido atenda às exigências do seu dia a dia e evite problemas na hora de emitir documentos ou acessar sistemas oficiais.

Quais são os tipos de certificado digital?

Certificado digital A1

O certificado digital A1 é armazenado em software, normalmente como um arquivo protegido por senha.

Uma das principais características desse modelo é a facilidade de instalação e utilização em sistemas compatíveis. O prazo máximo de validade do certificado A1 é de 1 ano.

Para comerciantes, o certificado digital A1 pode ser uma opção prática quando o certificado precisa ser utilizado diretamente por um sistema de gestão ou emissão fiscal compatível.

Certificado digital A3

O certificado digital A3 usa uma mídia criptográfica para armazenar a chave, como um token ou cartão inteligente, conforme a modalidade utilizada.

Diferentemente do certificado A1, o certificado A3 não fica simplesmente armazenado como um arquivo no computador. Isso pode trazer uma camada adicional de controle sobre o acesso à chave privada.

O prazo de validade do A3 pode chegar a 5 anos, dependendo do certificado contratado e das regras aplicáveis.

Certificado digital na nuvem

O certificado digital na nuvem permite que a chave seja mantida em um local de armazenamento de confiança, sem depender de um token ou cartão físico para sua utilização.

Essa modalidade pode facilitar o acesso ao certificado em diferentes dispositivos e locais, dependendo do serviço contratado e da forma de autenticação.

O importante é não confundir certificado em nuvem com um novo tipo de certificado, como certificado digital A1 ou A3. A nuvem está relacionada principalmente à forma como a chave é armazenada e utilizada. Existem serviços de confiança credenciados pela ICP-Brasil que oferecem armazenamento de chaves e serviços de assinatura.

Como escolher o certificado digital adequado?

A escolha depende principalmente de como você pretende utilizar o certificado. 

Veja algumas características dos certificados digitais A1 e A3 para melhor comparação:

O A1 costuma ser interessante para quem precisa integrar o certificado a sistemas compatíveis e realizar operações de forma mais prática. Já o A3 pode fazer sentido para quem prefere manter a chave em uma mídia criptográfica.

Antes de escolher, verifique quais tipos de certificado são aceitos pelo sistema que você utiliza. Essa compatibilidade é especialmente importante para quem pretende usar o certificado na emissão de documentos fiscais.

Como obter um certificado digital: passo a passo

Vamos entender agora como obter um certificado digital e começar a usar esta ferramenta de autenticação digital.

1. Veja qual tipo de certificado vai obter

Primeiro, entenda quais atividades você pretende realizar com o certificado. Se ele será usado para emissão de notas fiscais, por exemplo, verifique qual modelo é aceito pelo seu sistema.

Também considere fatores como validade, forma de armazenamento e frequência de utilização.

2. Escolha uma Autoridade Certificadora (AC) que seja credenciada 

A emissão de certificados digitais no Brasil é controlada por um sistema oficial chamado ICP-Brasil, que funciona como uma “rede de confiança”.

Dentro dessa rede existem empresas autorizadas (chamadas Autoridades Certificadoras) que são as únicas que podem emitir certificados digitais válidos.

O ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação) é o órgão do governo que organiza e fiscaliza esse sistema, garantindo que essas empresas estejam credenciadas e funcionando corretamente.

Isso significa que você não pode emitir um certificado digital por qualquer empresa, somente empresas autorizadas pelo governo podem fazer isso.

3. Separe os documentos necessários 

A documentação pode variar de acordo com o tipo de certificado e se ele será emitido para uma pessoa física ou jurídica. Mas geralmente são solicitados dados como CNPJ, razão social da empresa, CPF do representante legal e informações de contato e endereço.

4. Preencha os dados da compra 

Depois de escolher o certificado, realize a contratação e preencha os dados solicitados. 

Nesse momento, é importante que você confira com atenção as informações da pessoa ou empresa que será titular do certificado.

5. Agende a validação por videoconferência 

A emissão do certificado exige a confirmação da identidade do titular. Dependendo do processo escolhido, essa etapa pode ser realizada por videoconferência ou presencialmente.

Geralmente nesta etapa, já são repassadas as orientações da Autoridade Certificadora para instalar ou acessar o certificado.

Se ele será utilizado em um sistema de gestão ou emissão fiscal, como no caso do Nex, também será realizada pela equipe a configuração necessária para que o sistema consiga utilizá-lo corretamente.

Depois da validação, o certificado poderá ser emitido e disponibilizado de acordo com o modelo contratado e você já pode começar a usar.

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Conclusão

É através da criptografia e da autenticação que o certificado digital desempenha seu papel na construção de um ambiente online seguro e confiável. 

Vimos hoje o que é e como funciona o certificado digital, esse identificador que facilita o acesso a processos mais burocráticos e traz benefícios de agilidade no dia a dia.

Estamos sempre preparando conteúdo quentinho para o seu comércio! Fique de olho em nossas postagens semanais e não esqueça de aplicar as dicas. 

Até logo!