Sabe quando muitas das tarefas diárias são resultado de outras tarefas e, no fim, tudo está interligado? Então, esse fluxo é muito presente nas etapas do controle de estoque, do recebimento ao armazenamento e à saída dos produtos.

É passando por essas etapas que vou te mostrar um passo a passo completo de como fazer controle de estoque na sua loja, acompanhando as entradas, o armazenamento e até as reposições. Mas será que fazer tudo manualmente é a melhor opção?

Se você é lojista ou varejista, este guia vai ajudar você a fazer uma gestão mais eficiente e saber escolher, entre diferentes ferramentas de controle de estoque, o que funciona melhor na rotina da sua loja. Então, já pega um caderninho, sua caneta favorita e vem comigo! 

Conheça agora o Controle de estoque do Nex! Com ele, você acompanha entradas, saídas e reposições de forma prática e integrada à rotina da sua loja.

Como fazer controle de estoque: passo a passo

Vamos começar do começo! O estoque de produtos está diretamente ligado à logística e é uma parte importante do negócio, já que envolve mercadorias, qualidade e disponibilidade para venda.

Sem mais delongas, vamos aos passos que antecedem e garantem uma boa gestão de estoque, deixando tudo mais organizado e pronto para a rotina da loja!

1. Planeje as compras e encontre bons fornecedores

A busca por fornecedores é o primeiro passo para encontrar o melhor custo-benefício, tanto em relação ao produto, quanto ao transporte e prazos de entrega. 

Na hora de escolher seus parceiros, também é importante considerar alguns pontos como:

• Qualidade e validade dos produtos;

• Preços competitivos;

• Quantidade mínima para pedido;

• Custos operacionais;

• Condições de pagamento 

Compras avulsas, feitas emergencialmente quando o estoque acaba, dificultam o planejamento de compras. Por isso, avalie bons fornecedores e negocie prazos, valores e condições que ajudem você a manter um bom giro de estoque, sem risco de excesso ou falta de produtos.

Para planejar melhor suas compras, também vale entender como controlar o estoque se baseando nos números do seu comércio. Entenda melhor no nosso artigo: “Como prever reposição de estoque usando os dados da sua loja”.

2. Receba e confira as mercadorias

Após pesquisar, negociar e escolher os fornecedores, chega o momento de receber a mercadoria. O primeiro passo dessa etapa é conferir a nota fiscal e comparar os produtos e quantidades recebidas com o que está informado no documento.

A conferência evita problemas como mercadorias trocadas ou em quantidade incorreta. Também é essencial verificar possíveis avarias, como vazamentos e danos, e registrar qualquer divergência no verso da nota ou do Conhecimento de Transporte (DACTE).

Lembre-se: em caso de danos que impeçam o uso do produto, recuse o recebimento e faça a ressalva.

3. Cadastre, armazene e exponha os produtos

O cadastro de produtos é essencial para saber quanto há disponível no estoque. Você pode usar um caderninho, uma planilha de controle de estoque ou um sistema de gestão, que atualiza o saldo automaticamente a cada venda.

No cadastro, mantenha dados como nome, código de barras, categoria, peso, custo, preço e validade sempre atualizados. Além disso, organize os produtos por categorias e características, para facilitar a localização e evitar erros na hora do atendimento.

Confira no vídeo abaixo como cadastrar produtos no Nex:

Na gestão de estoque e armazenagem, siga os cuidados indicados nas embalagens, como temperatura, empilhamento e proteção contra umidade. Depois, basta organizar e identificar os itens para facilitar a exposição estratégica na área de vendas. 

No texto “Loja pequena: como organizar? Confira 16 dicas infalíveis!”, você confere dicas de ouro para organizar os itens da área de vendas estrategicamente, aproveitando melhor o espaço da sua loja para agregar mais valor aos seus produtos.

4. Acompanhe entradas, saídas e reposições

O controle de estoque envolve acompanhar tudo que entra e sai da loja. Com um sistema de gestão, você pode configurar estoque mínimo e máximo e identificar os produtos que precisam de reposição de estoque com facilidade.

Esses limites ajudam você a evitar tanto a falta quanto o excesso de mercadorias na loja. Após cada venda, manter o saldo atualizado facilita esse acompanhamento das movimentações e a tomada de decisão sobre novas compras.

O controle de validade também é essencial para garantir a qualidade dos produtos e a satisfação dos clientes. Ele deve ser feito periodicamente e é uma das ferramentas de controle de estoque que você encontra em um sistema de gestão, para facilitar a identificação dos itens que estão próximos do vencimento.

Para saber como registrar a data de validade no Nex, através do Cadastro de produtos, confira o vídeo a seguir:

5. Garanta o transporte adequado para as entregas

Na jornada do controle de estoque, o transporte também merece atenção, principalmente se a sua loja realiza entregas de pedidos feitos na loja física ou de vendas online. 

Use embalagens adequadas para transporte que protejam as mercadorias. Os produtos mais frágeis devem ser enviados em caixas com material anti-impacto e, sempre que possível, identificados com o aviso de “frágil”. 

Por fim, faça sempre o controle das entregas, desde a saída até o consumidor final. Um movimento importante para garantir a satisfação do cliente é fazer um bom controle de pedidos e, quando houver código de rastreio, utilizar os recursos ao seu alcance para monitorar os envios.

Que tal descobrir se a sua gestão de estoque está realmente preparada para a rotina da loja? Faça o teste gratuito e veja onde você pode melhorar:

Inventário de estoque: o que é e como fazer

O inventário de estoque é a verificação, contagem e listagem de todas as mercadorias disponíveis. Essa conferência física periódica ajuda a identificar qualquer divergência entre o que está na loja e o que consta no sistema.

E como fazer um inventário de estoque? 

Você pode imprimir a listagem dos produtos e conferir item por item. Depois disso, é só registrar as diferenças encontradas e fazer os ajustes necessários.

No Nex, após a conferência física, basta atualizar as informações, finalizar os ajustes e clicar em “concluir”. Assim, os dados do estoque no sistema ficam alinhados com a realidade da sua loja. 

Para descobrir como reduzir custos e desperdícios, além de melhorar a gestão de compras na sua loja, leia o texto: “Inventário de estoque: o que é, para que serve e como fazer”. 

Controle de estoque manual, planilha ou sistema: qual escolher?

Com uma visão mais clara dos contratos com fornecedores, custos operacionais e avarias, você consegue dar aquela repaginada nos custos e comparar com as receitas passadas. Mas a forma de registrar tudo também faz diferença:

• Controle de estoque manual: pode funcionar em operações pequenas, mas depende de disciplina e hábito para fazer atualizações constantes e evitar erros manuais.

• Planilha de controle de estoque: organiza melhor os dados, mas ainda precisa preencher e conferir manualmente, aumentando o risco de esquecimentos e divergências.

• Sistema de controle de estoque: automatiza boa parte do processo, integra vendas e movimentações e atualiza o saldo após cada venda. 

Essa é uma escolha que depende da rotina de cada loja, mas, à medida que a operação cresce, automatizar ajuda você a reduzir retrabalho e facilita a gestão de estoque.

Quanto custa um sistema de controle de estoque?

O custo do controle de estoque não está apenas no preço da ferramenta. Erros, perdas, avarias, excesso de produtos e retrabalho também pesam no caixa e podem custar caro para sua loja.

Uma gestão de estoque eficiente ajuda a enxergar melhor os custos e as receitas. Já os sistemas podem ter modelos de cobrança e recursos diferentes, então vale a pena avaliar o que está incluído e quanto tempo a ferramenta vai economizar no dia a dia do seu negócio.

Mais do que se perguntar quanto custa um sistema de controle de estoque, vale entender quanto custa continuar mantendo os processos manuais. E é aí que uma solução integrada de verdade pode fazer a diferença na sua rotina.

Controle tudo em um único lugar com o Nex

Eu sou suspeita para falar, mas ter um sistema de controle de estoque integrado a vendas, pedidos, clientes, caixa e muito mais, facilita muito a rotina de qualquer comerciante. 

O Nex é um sistema de gestão que permite manter o controle de estoque atualizado, reduzindo as tarefas manuais sem necessidade de espalhar as informações em diferentes ferramentas, para tomar decisões com mais segurança. 

Depois de entender como fazer controle de estoque, comparar as opções e entender os custos, que tal deixar a rotina do seu comércio mais organizada? Com o Nex, você reúne toda a gestão da loja em um só lugar. Crie sua conta e teste grátis por 14 dias!

Conclusão

Hoje exploramos o controle de estoque, desde a busca por fornecedores até os custos que vão além da ferramenta usada. No início, algumas etapas podem parecer mais difíceis do que realmente são, mas você sempre pode contar com o blog do Nex nessa missão.

Esse é um passo a passo importante para manter a sua loja vendendo bem e crescendo de forma sustentável. 

Espero que este conteúdo tenha preparado você para aprimorar a sua gestão de estoque!