Quando o estoque fica bagunçado, cada busca vira perda de tempo, gera retrabalho, contagens que não batem, compras repetidas e por aí vai.

Mas a organização de estoque não exige uma reforma na loja. Com alguns ajustes na rotina, dá para transformar a bagunça em um processo simples e fácil de manter.

Por isso, o texto de hoje é para quem quer aprender como organizar o estoque físico através de 10 dicas práticas para aplicar na loja.

Bora lá?

Por que é importante manter o estoque físico organizado?

Com um estoque organizado, fica mais fácil encontrar produtos rapidamente, mesmo nos dias de maior movimento. Assim você ganha tempo e mais agilidade para atender quem está esperando na loja.

A organização também ajuda a evitar perdas. Produtos esquecidos em cantos ou empilhados sem critério podem vencer, estragar ou sair de moda antes mesmo de chegar à vitrine.

Além disso, um estoque organizado facilita o controle do que entra e do que sai. Você evita comprar produtos por engano e toma decisões melhores sobre a variedade de produtos da loja.

De certa forma, organizar o estoque físico é garantir a venda final.

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Com o Nex você confere a quantidade de produtos disponíveis, cadastra itens que chegaram na loja, gera relatórios com sugestões de itens para repor, tem o estoque atualizado a cada venda e muito mais! Clique aqui para conhecer.

10 dicas de como organizar o estoque físico da sua loja

1. Armazene conforme o espaço disponível

Principalmente para lojas menores, manter um estoque pequeno organizado depende de critérios que você precisa estabelecer.

Antes de comprar mais produtos ou receber um novo lote do fornecedor, olhe para o espaço que você realmente tem disponível. 

Definir um layout (organização e estrutura) funcional para o estoque ajuda a aproveitar cada canto sem criar acúmulo. Prateleiras bem posicionadas e áreas demarcadas fazem diferença na hora de guardar e de encontrar os produtos depois. 

Uma boa prática é estipular uma quantidade máxima de armazenamento para cada categoria, de acordo com o espaço disponível. Assim, você evita guardar mais do que o estoque suporta, o que deixa a área apertada e ainda mais difícil de organizar.

2. Tenha um lugar para itens de entrada

Nem sempre há tempo de dar entrada nos produtos assim que eles chegam do fornecedor, principalmente em dias de muito movimento. 

Por isso, vale reservar um espaço específico só para os itens recém-chegados, uma espécie de área de espera. 

Esse espaço evita que as caixas novas se misturem com o que já está organizado e reduz o risco de produtos ficarem esquecidos antes de serem cadastrados. 

Assim que possível, retire os itens dessa área, faça o cadastro e leve cada produto para o seu devido lugar no estoque.

3. Faça um mapeamento dos seus produtos 

O mapeamento de estoque significa definir, com clareza, onde cada tipo de produto fica guardado, quantos itens há disponíveis e quais são suas condições. 

Você pode dividir o espaço em setores, corredores ou prateleiras e registrar essa divisão em um mapa simples, físico ou digital. 

Assim, qualquer pessoa da equipe consegue localizar um item rapidamente, mesmo sem conhecer o estoque de ponta a ponta. 

Além disso, é importante que nessa etapa de mapeamento você inclua a contagem de todos os produtos e suas condições (avariados, próximos da validade, extraviados, etc.). Essas informações são importantes na hora de você desenhar uma estratégia de ofertas/queima de estoque.

Esse mapeamento também ajuda futuramente a repor produtos e fazer contagens, porque cada item já tem um lugar certo para voltar.

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4. Classifique os itens em categorias

Agrupar os produtos por categoria facilita a organização e a localização de tudo o que está no estoque. 

Categorize seus itens pelos critérios que façam sentido para o seu negócio. Você pode aplicar critérios como:

• Tipo de produto: a organização dos itens de acordo com sua finalidade, como produtos para cabelo, pele, limpeza ou casa, facilita a localização e a reposição.

• Marca: o agrupamento de produtos da mesma marca torna a organização mais intuitiva e agiliza a conferência do estoque.

• Volume de vendas: manter os produtos mais vendidos em locais de fácil acesso e deixar os itens de menor giro em áreas secundárias facilita a reposição e a separação.

• Tamanho: separar os produtos conforme o espaço que ocupam ajuda na hora de acessar esses itens. Os maiores podem ficar em áreas amplas e de fácil acesso, enquanto os menores podem ser armazenados em gavetas, caixas organizadoras ou prateleiras específicas.

O importante é manter um padrão fácil de entender e de seguir no dia a dia. Com os itens bem classificados, fica mais simples saber o que está em falta, o que está sobrando e o que precisa de atenção primeiro.

5. Use etiquetas escaneáveis 

Etiquetas com código de barras não servem apenas para informar o preço e fechar a venda. Elas tornam a identificação dos produtos muito mais rápida, desde o momento do cadastro. 

Em vez de conferir item por item manualmente, você escaneia a etiqueta e já tem acesso às informações do produto na hora, como nome, categoria e quantidade disponível. 

As etiquetas são geradas na entrada dos produtos e ajudam a tornar mais rápidas tarefas como o cadastro, a venda e a conferência do estoque durante o inventário.

O uso de etiquetas também evita que produtos parecidos sejam vendidos como se fossem o mesmo item. Como cada etiqueta é exclusiva, fica mais fácil identificar e registrar variações, como cor, tamanho ou modelo. 

Assim, cada venda é lançada corretamente, reduzindo divergências no estoque e evitando que produtos sejam considerados perdidos quando, na verdade, apenas não foram registrados da forma correta.

É claro que esse uso só é funcional quando você possui um sistema de gestão de estoque, como o Nex, onde todas as informações de entrada, inventário e venda são armazenadas.

6. Crie um endereço para seus itens

O endereçamento é uma forma de dar um código de localização para cada produto do estoque, parecido com um endereço residencial. Cada item recebe uma referência que indica exatamente onde ele fica, como corredor, prateleira e posição. 

Com esse sistema, qualquer pessoa consegue achar um produto sem precisar procurar por todo o espaço do estoque. 

O endereçamento funciona ainda melhor quando combinado com o mapeamento e a classificação por categorias, já que os três juntos deixam o estoque bem autoexplicativo.

Se quiser tornar o processo ainda mais completo, dá pra adicionar um QR code nos endereços e definir quais são os itens e categorias que fazem parte daquele endereço. 

Assim, você pode conferir na própria bancada quais são os itens que pertencem ao endereço “A-03-03” e ir ao estoque físico com um direcionamento mais certeiro.

7. Use o método PEPS

O método PEPS de estoque significa Primeiro que Entra, Primeiro que Sai. Esse método indica que os produtos que chegaram primeiro ao estoque devem ser os primeiros a sair para a prateleira de venda. 

Ele é essencial para itens com prazo de validade (considerando que as novas remessas dos fornecedores tenham validade igual ou maior às anteriores), mas também ajuda com produtos sazonais ou sujeitos a tendências, que perdem valor com o tempo. 

Ao organizar o estoque seguindo o PEPS, você reduz perdas, evita produtos parados por muito tempo e mantém o giro de mercadorias mais saudável.

Essa prática de priorização de venda também é usada em métodos similares, como PVPS (Primeiro que Vence, Primeiro que Sai), que, apesar de algumas diferenças, serve para a mesma finalidade, que é vender antes os itens mais “antigos”.

8. Tenha uma rotina de contagem

A contagem de estoque, ou inventário de estoque, é uma conferência periódica dos itens armazenados que ajuda a identificar diferenças entre o que está registrado e o que realmente existe na loja. 

Para fazer essa conferência, você pode definir uma frequência que funcione para o seu negócio, seja semanal, quinzenal ou mensal, e reservar um tempo específico só para essa tarefa. 

Com a contagem em dia, fica mais fácil perceber perdas, furtos ou erros de cadastro logo no início, antes que eles se tornem um problema maior.

9. Faça um checklist de estoque

Um checklist reúne, em um só lugar, todas as etapas importantes da rotina de estoque, como recebimento de mercadorias, armazenamento, contagem e verificação de validade. 

Ter essa listagem por escrito ajuda a equipe a não esquecer nenhuma etapa, mesmo nos dias mais corridos. 

Também facilita o treinamento de quem está começando agora na loja. Você pode adaptar o checklist conforme a rotina do seu negócio for mudando, sempre priorizando o que faz mais diferença para manter o estoque organizado.

10. Use um sistema de gestão de estoque

Você deve ter percebido que todas as dicas anteriores funcionam ainda melhor quando reunidas a um sistema de gestão de estoque.

Isso acontece porque a gestão da distribuição física e os sistemas de estoque trabalham de forma integrada, fazendo com que todas as etapas da operação funcionem em harmonia. 

Assim, a entrada e a saída de produtos são registradas com mais agilidade, a contagem de produtos é mais precisa e o controle de quantidades também.

O controle de estoque digital também mostra, em tempo real, o que está disponível, o que está em falta e o que precisa de reposição. Isso evita compras desnecessárias e ajuda a manter o giro de mercadorias saudável.

Outro ponto importante é a integração com as vendas. A cada venda registrada no caixa, o estoque é atualizado automaticamente, sem a necessidade de fazer esse ajuste manualmente no fim do dia.

Além disso, processos como etiquetas de produto, classificação por categorias e contagem periódica também estão incluídos dentro de um sistema de gestão de estoque. Você transforma tarefas que antes tomavam tempo em processos simples e automáticos.

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