Sistema de gestão: o que é, benefícios e qual o melhor

Embora muitos empreendedores reconheçam a importância de automatizar processos, escolher um bom sistema de gestão pode ser um desafio. Afinal, há vários fatores a serem considerados antes de decidir qual sistema implementar na sua gestão. 

E não é à toa que o mercado de sistemas de gestão está cada vez mais relevante! Um estudo do instituto Grand View Research mostrou que, em 2024, o setor movimentou cerca de 54,7 bilhões de dólares.

Para facilitar a sua escolha, reuni tudo o que você precisa saber sobre sistemas para empresas: o que são, quais os tipos disponíveis e como identificar o momento certo para investir em um.

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O que é um sistema de gestão?

Um sistema de gestão é um conjunto de ferramentas que ajuda empresas e comércios a organizarem e controlarem suas atividades.

Seu principal objetivo é integrar todas as áreas do negócio, tornando a gestão mais eficiente, como estoque, vendas, produtos e clientes. Além de agilizar processos, ele facilita a atualização de dados importantes, garantindo informações sempre acessíveis e auxiliando na tomada de decisões.

Quais são as vantagens de usar um sistema de gestão?

Adotar um sistema de gestão pode transformar a forma como uma loja opera, tornando os processos mais organizados e eficientes. Abaixo, listo sete benefícios dessa mudança para a gestão:

Redução de custos

Um dos principais benefícios de um sistema de gestão para empresas é a redução de custos.

Ainda que adquirir um sistema de gestão empresarial possa representar um pequeno aumento nas despesas mensais, na prática, o software permite uma melhor organização financeira e otimização dos recursos da empresa.

Ou seja, com um sistema de gestão é possível visualizar todos os gastos de maneira eficiente, eliminando possíveis obstáculos de operação e despesas desnecessárias, por exemplo.

Automatização de processos

Ao automatizar os processos, uma empresa atinge a produtividade ideal e, portanto, aumenta seu lucro.

Um sistema de gestão integrada garante a otimização de todos os processos diários, facilitando o preenchimento e a análise de dados, permitindo o desenvolvimento das atividades de todas as áreas da empresa.

Dessa forma, os resultados alcançados são mais favoráveis, os funcionários são mais produtivos e a quantidade de erros operacionais é diminuída.

Organização de dados importantes

Outro principal benefício de um sistema de gestão é a facilidade de comunicação entre setores através da centralização de informações 

Ter os dados de desempenho de um negócio centralizados em um sistema de gestão permite ao empreendedor tomar decisões mais estratégicas com agilidade.

Além disso, também é possível acompanhar em tempo real as possíveis adversidades e intervir de forma rápida no caso de uma queda no desempenho em vendas, por exemplo.

Segurança nos dados

A precisão e segurança das informações são essenciais para tomar decisões fundamentadas. Um sistema de gestão protege dados importantes ao armazená-los na nuvem, com backups automáticos e manuais para evitar perdas. Dessa forma, todas as informações relevantes ficam centralizadas e sempre acessíveis, proporcionando mais agilidade e confiança na tomada de decisões.

Decisões baseadas em dados

A tomada de decisões sem dados concretos é um grande risco para qualquer negócio, podendo levar a escolhas equivocadas que impactam diretamente nos lucros e na eficiência operacional. 

Um sistema de gestão centraliza e organiza todas as informações essenciais, permitindo um acompanhamento preciso de vendas, de estoque, de caixa e de outras áreas da loja. 

Com relatórios detalhados e atualizações em tempo real, é possível identificar produtos que mais vendem, antecipar demandas, reduzir desperdícios e otimizar recursos. Dessa forma, as decisões se tornam mais estratégicas, baseadas em dados confiáveis, aumentando a competitividade e garantindo um crescimento para o negócio.

Eficiência operacional

Com um sistema de gestão, os processos da empresa ficam mais organizados e automatizados, reduzindo o tempo gasto com tarefas manuais. Isso significa menos erros, mais agilidade e um controle mais preciso de tudo que acontece no negócio. 

Além disso, a transparência aumenta, permitindo que problemas sejam identificados e resolvidos rapidamente. A empresa ganha eficiência para atender melhor os clientes e se destacar no mercado.

Os 3 tipos de sistema de gestão

Existem diversos tipos de sistemas operacionais, cada um projetado para diferentes dispositivos e necessidades. Eles podem ser usados em computadores pessoais, servidores, dispositivos móveis ou sistemas embarcados, oferecendo soluções específicas para cada tipo de uso.

ERP

ERP é uma sigla em inglês para Enterprise Resource Planning, que pode se traduzir para Planejamento de Recursos Empresariais. 

O sistema de gestão ERP é um tipo de software utilizado para automatizar a gestão empresarial, auxiliando o gestor a administrar melhor todas as funções do seu negócio, incluindo um sistema de gestão de pessoas, por exemplo.

CRM

Customer Relationship Management também é um termo em inglês que pode ser traduzido para Gestão de Relacionamento com o Cliente.

Um sistema CRM de gestão automatiza os processos relacionados à fidelidade e  satisfação do cliente, como disparo de e-mails. 

É mais utilizado para áreas de vendas, marketing e atendimento ao consumidor.

BPM

Business Process Management, do inglês, quer dizer Gerenciamento de Processos de Negócio.

BPM é mais uma metodologia do que um sistema, propriamente, e tem como objetivo conhecer a fundo os processos que são executados dentro de uma empresa, analisá-los e aplicar melhorias. 

Pode, inclusive, representar um conjunto de sistemas utilizados para atender toda a gestão.

Afinal, como saber se preciso de um sistema de gestão

Toda venda a um consumidor final depende de um conjunto de operações que começam já na produção. 

O preço nas prateleiras representa muito mais do que uma simples escolha do vendedor. Além disso, a concorrência exige que comércios sejam cada vez mais organizados e explorem a análise de dados para garantir o lucro. 

Estas são algumas ferramentas disponíveis em um simples sistema de gestão que podem beneficiar todo tipo de comércio: controle de caixa, controle de estoque, cadastro de clientes e fornecedores, modelos de orçamento, relatórios e estatísticas.

Como escolher um bom sistema de gestão para sua empresas

Escolher o software de gestão certo faz toda a diferença para o sucesso do seu negócio. Com tantas opções disponíveis, é essencial avaliar as necessidades da sua empresa para encontrar a solução ideal que facilite a organização e a tomada de decisões.

Sendo assim, abaixo compartilho com você 5 pontos para analisar e escolher um bom sistema de gestão.

Atenção à disponibilidade de suporte e período de testes 

Investir em uma ferramenta de gestão é uma necessidade, mas quando processos fundamentais de um comércio são automatizados, o sistema precisa garantir o funcionamento correto.

Antes de adquirir um software, procure solucionar estas dúvidas: em caso de problemas, a empresa do sistema será facilmente contactada? A entrega da solução será feita com agilidade? Há reembolso para casos de desistência?

Testar o produto antes de contratá-lo é a melhor maneira de garantir que está em contato com a empresa ideal. 

Portanto, procure se informar sobre períodos de testes, suporte em casos de erro ou dúvidas e se existe, por exemplo, uma Central de Ajuda, com tutoriais e vídeos de primeiros passos.

Priorize a simplicidade nos processos

Ao definir quais são os processos que mais precisam de atenção na sua gestão, você consegue filtrar quais programas atendem melhor às suas expectativas.

Porém, o fator mais importante deve ser a simplicidade em que você consegue executar suas tarefas. 

Lembre-se que o objetivo é tirar o máximo de produtividade com o mínimo de esforço para poder focar em estratégias.

Avalie o custo-benefício

Há no mercado, ferramentas gratuitas disponíveis que podem muito bem atender às necessidades da sua gestão. 

Porém, quanto mais elaborada for a rotina, mais difícil será encontrar um sistema de gestão gratuito que faça tudo que você precisa.

Ainda assim, é possível encontrar, com facilidade, soluções eficientes a baixo custo.

Analise a segurança do sistema com os dados

A segurança de um sistema é fundamental para proteger os dados da empresa contra acessos não autorizados, perdas ou danos. 

Um sistema bem estruturado implementa medidas como criptografia, autenticação multifatorial e controle de acesso para garantir que apenas usuários autorizados possam acessar informações sensíveis. 

Além disso, o monitoramento constante e atualizações regulares ajudam a prevenir vulnerabilidades e ataques cibernéticos, garantindo a integridade e a confidencialidade dos dados. A proteção eficaz dos dados fortalece a confiança do cliente e a continuidade dos negócios.

Confira se o sistema se adapta ao crescimento da sua loja

Verificar se o sistema se adapta ao crescimento da sua loja é essencial para garantir que ele continue atendendo às suas necessidades à medida que o negócio se expande. Um bom sistema deve ser escalável, ou seja, capaz de lidar com o aumento no volume de vendas, dados e operações sem comprometer o desempenho. 

Além disso, ele deve oferecer recursos flexíveis que acompanhem mudanças no mercado, novas demandas e a introdução de novos produtos ou serviços. 

Avaliar a capacidade de integração com outros sistemas e a facilidade de atualização também são pontos importantes para garantir que o sistema se ajuste ao crescimento da loja de forma eficiente.

Sistema de gestão gratuito é confiável?

Sim, sistemas de gestão gratuitos são confiáveis. 

O que acontece é que um sistema de gestão gratuito costuma cobrir apenas parte das necessidades da gestão de um negócio e oferecer soluções avançadas em planos pagos, de onde vêm os recursos da manutenção do programa como um todo. 

Não deixe de entrar em contato com o suporte, tirar dúvidas, procurar referências e, se possível, conversar com algum outro usuário do sistema que lhe despertou interesse. 

Essa é uma forma de garantir que os sistemas menos conhecidos também sejam confiáveis.

Qual o melhor sistema de gestão?

O melhor sistema de gestão é aquele que cobre todas as necessidades do seu negócio a um custo acessível. 

Mantenha em mente que um sistema de gestão deve facilitar a operação da sua empresa e não ser apenas mais uma obrigação na sua rotina operacional.

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Conclusão

O mercado exige cada vez mais organização e análise de dados para garantir a lucratividade de um negócio. Facilite a gestão do seu negócio com um sistema apropriado, que automatize a sua operação e ofereça recursos que potencializam o seu crescimento.

E então, já testou o Nex? Aproveite o espaço de comentários para tirar suas dúvidas.