Segunda-feira de manhã, cliente entrando, caixa aberto e uma dúvida invade sua cabeça: quanto você tem de cada produto guardado? Se a resposta demorou mais de alguns segundos, esse texto é para você.

Fazer o controle de estoque manual ainda é a realidade de boa parte do pequeno comércio brasileiro, seja no caderno ou na planilha. E, acredite, não tem nada de errado em usar papel ou Excel, desde que esse controle seja feito do jeito certo, com método.

Hoje você vai aprender a fazer um controle de estoque manual que realmente funciona, passo a passo, sem gambiarra. E também vai entender se esse método ainda faz sentido para a sua loja hoje ou se já é hora de dar o próximo passo.

O que você vai encontrar neste conteúdo: 

• O que é controle de estoque manual?

• Por que o controle de estoque é importante para o seu comércio?

• Como fazer controle de estoque manual: passo a passo

• Os erros mais comuns no controle de estoque manual

• Quando migrar do controle manual para um sistema de gestão?

• Perguntas frequentes

• Conclusão

O que é controle de estoque manual?

O controle de estoque manual é o processo de registrar entradas e saídas de mercadorias sem utilizar um sistema automatizado. Geralmente é feito em um caderno, ficha ou planilha de controle de estoque manual e cada movimentação é anotada à mão pelo próprio comerciante ou pela sua equipe.

É uma forma de controle muito comum para quem está abrindo a primeira loja, tem poucos produtos no catálogo ou prefere entender a fundo cada etapa da gestão antes de automatizar qualquer coisa. Nada de errado nisso, é assim que quase todo comércio físico começa mesmo. 

O ponto de atenção aqui não é a ferramenta que você pretende usar, e sim a disciplina por trás dela. Por exemplo, um caderninho bem cuidado pode organizar muito mais do que um sistema de gestão caro usado com descuido, e é isso que vamos destrinchar mais à frente por aqui. 

Por que o controle de estoque é importante para o seu comércio?

Saber como controlar estoque é o que garante que a sua loja nunca fique sem os produtos que vendem melhor, nem sobrando os que costumam encalhar. Sem esse controle bem feito, cada decisão de compra vira um “chute”, e sabemos que chutar nas decisões do comércio tem tudo para sair caro.

Quem sabe exatamente o que tem guardado no estoque, negocia melhor com o fornecedor, evita comprar itens em excesso e descobre mais rápido quando um produto está perto de vencer ou saindo de tendência. Esse é o tipo de controle de estoque que vira dinheiro no bolso e não fica só na organização por organização.

E vale ter em mente que quanto mais a loja cresce, mais essa rotina pesa na mão. Se quiser conhecer uma forma de manter esse controle sem depender só da memória e do caderno, o Nex tem um jeito bem prático de te ajudar nisso.

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Como fazer controle de estoque manual: passo a passo

Apesar de parecer, fazer o controle de estoque manual não é nenhum bicho de sete cabeças, mas é um processo que pede uma sequência lógica.

A seguir, veja os 7 passos que garantem que nada saia do controle na sua loja, desde o cadastro do primeiro produto até a análise dos resultados. 

1. Cadastre todos os produtos

Antes de contar uma peça sequer, cadastre cada produto com nome, código, preço de custo, preço de venda, marca, categoria e unidade de medida. É claro que cadastrar tudo que for semelhante como "sabão" ou "camiseta" parece prático no início, mas essa é a origem de quase todos os erros de estoque depois.

Pense numa loja de roupas, por exemplo: se duas camisetas de cores diferentes entram como o mesmo item, você nunca vai saber qual vendeu mais e vai acabar comprando errado no mês seguinte. Achar que um cadastro simplificado economiza tempo é uma grande cilada e, cedo ou tarde, a conta chega. 

Para evitar esse tipo de transtorno, separe tudo por categoria, tamanho, cor ou o que fizer sentido para o produto e para o seu negócio. Lembre-se de que essa é a base de tudo: se ela for fraca, todo o resto do controle de estoque manual tende a desmoronar junto.

2. Faça uma contagem física inicial

Depois do cadastro, é hora de fazer o inventário e contar tudo o que já está na loja. Esse número é o seu saldo de partida ou ponto zero. É a partir dele que todo registro feito no futuro vai fazer sentido.

Escolha um dia com menos movimento e conte item por item, sem chutar quantidade. Por exemplo, numa distribuidora de bebidas, vale contar a caixa fechada e depois as unidades soltas separadamente, sem pressa, porque essa é inimiga da perfeição, e um erro simples aqui pode atrapalhar os próximos passos.

Sem esse ponto de partida confiável, qualquer controle de estoque manual já nasce torto, afinal, como você vai analisar entrada e saída sem saber quanto tinha antes, não é mesmo?

3. Registre todas as movimentações

Toda entrada de mercadoria deve ser conferida com a nota de compra: confira se a quantidade recebida bate com o que veio na nota antes de assinar o recebimento e guardar qualquer coisa no seu estoque. 

Nas saídas, o cuidado precisa ser redobrado. Além da venda, existem saídas que costumam ficar de fora do papel: produtos danificados, itens usados internamente na loja, brindes dados aos clientes fiéis ou trocas e devoluções. Se não anotar certinho, o saldo do papel dificilmente vai bater com o da prateleira. 

Por isso, registre tudo sempre na mesma hora ou pelo menos no mesmo dia, sem deixar acumular. Todo registro atrasado é um erro acumulado que sempre vem à tona na pior hora possível, geralmente fica bem evidente na contagem seguinte e te dá retrabalho. 

4. Mantenha o estoque físico organizado

De que adianta manter um registro perfeito se o seu estoque físico vive bagunçado? Organização é a chave para o controle se manter sustentável. Coloque etiquetas nas prateleiras e caixas, com nome e código do produto, de um jeito que qualquer funcionário novo consiga achar o item sem precisar perguntar para ninguém. 

Como falei no item 1, o ideal é separar tudo por categoria (limpeza, bebidas, suplementos, o que fizer mais sentido) e deixar os produtos que tem uma saída mais rápida no lugar mais fácil de achar e pegar. Itens com menos saída podem ficar no fundo ou em lugares mais altos, já que eles vão ser repostos com menos frequência. 

Essa organização não é por mero capricho, é ela que transforma uma contagem que levaria horas em um trabalho de poucos minutos, além de ajudar a manter o controle de estoque simples e fácil de manter, mesmo sem contar com o apoio da tecnologia. 

5. Defina os pontos de pedido dos produtos

Ponto de pedido é a quantidade mínima de um produto que sinaliza a hora de comprar mais. Se você já calculou o estoque mínimo da sua loja, esse número vai ser a régua para evitar tanto a falta quanto o excesso de mercadoria parada.

Numa papelaria, por exemplo, faz sentido pedir mais cadernos assim que o estoque bater 20% da quantidade ideal para o período, antes que a prateleira fique vazia na volta às aulas.

Se você ainda não aprendeu a calcular esses números para sua loja, confira o texto “Como prever reposição de estoque usando os dados da sua loja” e veja como deixar suas compras mais redondas.

6. Faça inventários com frequência

Contar tudo de uma vez, uma vez por ano, não funciona tão bem. O ideal é fazer um inventário rotativo. Para isso, vale separar algumas categorias por semana, conferir o registro e comparar com a prateleira.

Na segunda-feira você pode conferir as bebidas, na terça os produtos de limpeza, na quarta os biscoitos e bolachas, e por aí vai. A depender do tamanho da loja e da quantidade de estoque, em poucas semanas, você já consegue ter revisado toda a loja sem precisar “fechar para balanço”.

Encontrou alguma divergência no inventário? Investigue na hora. É muito mais fácil lembrar do que aconteceu ontem do que tentar entender um erro de três ou seis meses atrás.

7. Analise os registros e faça ajustes

Com os registros em dia, fica mais fácil olhar os números com outros olhos. O giro de estoque é um indicador que te mostra quais produtos saem mais rápido e quais estão ficando parados, ocupando espaço e capital. É importante monitorar esse número com atenção.

A curva ABC é um método valioso, que separa os produtos entre os que mais geram receita (A), os intermediários (B) e os que quase não saem do estoque (C), ajudando você a decidir o que comprar mais, o que não pedir e o que liquidar. 

Fazer essa análise toda na mão é bem trabalhoso, mas totalmente possível usando os seus próprios registros de movimentação. Para facilitar, preparamos um material que destrincha todo esse método. 

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Os erros mais comuns no controle de estoque manual

Mesmo com boa vontade e atenção no controle de estoque, alguns deslizes são comuns em quase todas as lojas que fazem o controle de estoque manual. Conhecer esses erros ajuda a evitá-los antes que eles virem prejuízo no caixa:

• Falta de conferência: registrar e nunca revisar depois é o maior dos erros. Toda divergência que não é comparada com a prateleira só tende a crescer com o tempo, virando a famosa “bola de neve”. 

• Registros atrasados ou sem padrão: anotar tudo só no fim do expediente, ou cada funcionário fazer do seu jeito, é o caminho certo para esquecer movimentações e se confundir na hora de consultar o registro. 

• Desorganização física: produtos fora do lugar atrasam a contagem e escondem perdas que só vão aparecer bem depois. 

• Ignorar produtos de giro baixo: itens que saem pouco também vencem, saem de moda ou ocupam espaço à toa no seu estoque e, por isso, merecem atenção, não descuido. 

Quando migrar do controle manual para um sistema de gestão?

A troca do controle de estoque manual por um sistema de gestão passar a valer a pena quando o volume de produtos cresce, as divergências do controle viram rotina ou o tempo gasto contando e registrando atrapalha ou até impede o atendimento ao cliente.

Quando esse momento chega, a dúvida entre fazer manualmente ou usando um sistema de controle de estoque deixa de ser sobre gosto ou preferência e passa a ser sobre o tempo e em como investi-lo no que realmente importa: vender. 

Insistir no papel ou na planilha de controle de estoque manual só porque parece mais barato, mesmo quando o volume já não cabe mais, é o barato que sai caro lá na frente. Vale ter em mente que essa transição não precisa e nem deve acontecer de uma vez só. Disciplina e hábito vão ser a chave na hora de mudar de ferramenta. 

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Perguntas frequentes:

► O controle de estoque manual funciona para qualquer tipo de comércio?

Tende a funcionar melhor para negócios pequenos, com poucos produtos e baixo volume de movimentação, como quem está começando. Conforme o catálogo cresce e as vendas aumentam, o controle manual tende a ficar lento e mais sujeito a erros. 

► Qual a melhor forma de controlar o estoque: planilha ou sistema?

Depende do tamanho da sua operação. A planilha resolve bem quando o catálogo é pequeno e a rotina permite atualizar tudo na mão. Já um sistema de controle de estoque, como o Nex, atualiza o saldo automaticamente a cada venda e reduz o risco de erro conforme o negócio cresce. 

► Quais as vantagens do Nex para o controle de estoque da minha loja?

O Nex mantém o saldo do seu estoque atualizado a cada venda, funciona mesmo sem internet e centraliza estoque, vendas e clientes em um só lugar, com atendimento rápido e suporte especializado para te ajudar em cada etapa. 

Conclusão

O controle de estoque manual pode, sim, sustentar um comércio físico, desde que seja feito seguindo os passos que você viu até aqui. O método funciona, o que não pode faltar é disciplina.

O mais importante é reconhecer o momento certo de evoluir. Comece aplicando o que aprendeu neste guia ainda esta semana, mesmo que seja no caderno. Quando sentir que a rotina pesou demais, você já sabe onde encontrar um próximo passo mais leve.

Boas vendas e até o próximo conteúdo!