Você já perdeu uma venda porque o produto que mais sai da loja tinha acabado? Ou olhou para a prateleira e percebeu que havia itens parados há meses, ocupando espaço e dinheiro? 

Situações assim são mais comuns do que parecem e quase sempre têm a mesma origem, um estoque que não está sendo acompanhado de perto. 

A boa notícia é que existem ferramentas e métodos simples que ajudam a colocar ordem nisso sem complicar a sua rotina. Neste texto, você vai conhecer 9 delas, entender quando cada um faz sentido e ver exemplos que cabem no dia a dia de uma loja.

O que você vai ver neste texto:

• Qual é a importância de um controle de estoque preciso? 

• 9 ferramentas que ajudam no seu controle de estoque 

1. Curva ABC 

2. Estoque mínimo e máximo

3. PEPS 

4. UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair) 

5. Balanço de estoque 

6. Giro de estoque

7. Inventário periódico 

8. Estoque de segurança 

9. PDCA (Planejar, Fazer, Checar e Agir) 

• Como usar as ferramentas de gestão de estoque?

• Conclusão

Qual é a importância de um controle de estoque preciso

Todo produto parado na prateleira é dinheiro guardado em forma de mercadoria. Por isso, saber exatamente o que você tem, quanto tem e onde está faz tanta diferença no caixa. Quando o estoque não é preciso, o prejuízo aparece de três jeitos. 

• Falta de produto: quem quer comprar não encontra, vai até a loja ao lado e pode não voltar. 

• Excesso de produto: o dinheiro fica parado, a mercadoria envelhece, vence ou sai de moda e você acaba fazendo desconto para girar. 

• Número errado no sistema: o registro diz que há 10 unidades, mas na prateleira só existem 3. Você promete, não entrega e perde a confiança de quem comprou. 

Já um controle de estoque preciso, com o que está registrado batendo com o que existe na loja, ajuda você a comprar na quantidade certa, a manter o caixa saudável e a reduzir perdas. 

9 ferramentas que ajudam no seu controle de estoque

As ferramentas de controle de estoque, também conhecidas como métodos de controle de estoque, são recursos que ajudam a organizar a gestão e a lidar com as diferentes rotinas e necessidades do estoque.

Veja qual combina mais com a fase da sua loja. 

1. Curva ABC de estoque

A curva ABC de estoque separa os seus produtos em três grupos, de acordo com a importância de cada um para o faturamento.

• Classe A: poucos itens que respondem pela maior parte das vendas.

• Classe B: itens intermediários, com peso médio.

• Classe C: muitos itens que vendem pouco.

Em muitos comércios, algo perto de 20% dos produtos gera cerca de 80% do faturamento. Não é uma regra exata, mas ajuda a enxergar onde está o seu foco.

Imagine uma mercearia. Arroz, feijão e café provavelmente são classe A, enquanto temperos especiais e importados ficam na classe C. 

Com isso em mãos, você decide que os itens A nunca podem faltar e que os itens C podem ser comprados em menor quantidade.

Para montar a sua, liste os produtos, some o valor vendido de cada um em um período e ordene do maior para o menor.

Se quiser entender a curva ABC de estoque de forma simples e ainda contar com uma planilha que faz os cálculos para você, acesse nosso material:

2. Estoque mínimo e máximo

O estoque mínimo é a menor quantidade que você aceita ter de um produto. Quando o estoque chega nele, é hora de comprar. Já o estoque máximo é o limite que faz sentido guardar, considerando o espaço, o dinheiro e a validade.

Um jeito simples de calcular o mínimo é multiplicar o quanto o produto vende por dia pelo número de dias que o fornecedor leva para entregar.

Na papelaria, por exemplo, se um caderno vende 3 unidades por dia e o fornecedor entrega em 4 dias, o mínimo é 12 unidades.

Se o espaço e o caixa permitem guardar no máximo 40, esse é o teto. Entre os dois números, você compra com tranquilidade, sem faltar e sem exagerar.

3. PEPS

No método PEPS, o produto que chegou primeiro é o primeiro a ser vendido. Ele é muito usado para itens com validade ou que perdem valor com o tempo.

Pense em uma loja de ração para pets. Chegou um lote novo? Os pacotes novos vão para o fundo da prateleira, e os mais antigos ficam na frente. Assim, quem compra leva sempre o que está há mais tempo no estoque, e o risco de vencer diminui.

Além de organizar a prateleira, o sistema PEPS também define o custo de cada saída, que passa a considerar o valor da compra mais antiga.

Se quiser se aprofundar no assunto, veja nosso texto “O que é o método PEPS e como funciona?”.

4. UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair)

No UEPS, acontece o contrário do PEPS: a última mercadoria que entrou é a primeira a sair. Ele aparece em produtos que não estragam e em que o lote mais recente fica mais fácil de alcançar, como telhas e pisos empilhados em uma loja de material de construção.

Só vale um cuidado. No Brasil, o UEPS não é aceito pela Receita Federal para calcular custos e impostos. Por isso, use como forma de organizar o espaço e, para a parte contábil, converse com quem cuida da contabilidade do seu negócio.

5. Balanço de estoque

O balanço de estoque é uma fotografia da sua mercadoria em uma data específica, com as quantidades e os valores de tudo o que você tem. É comum fazer no fim do ano, quando a contabilidade fecha as contas.

Para fazer, conte os itens, multiplique a quantidade de cada um pelo custo e some tudo. Se em 31 de dezembro a sua loja tem R$ 48 mil em mercadorias, esse é o seu balanço.

Comparar essa fotografia de um ano para o outro mostra se o estoque está crescendo, encolhendo ou ficando parado.

6. Giro de estoque

O giro mostra quantas vezes o seu estoque se renova em um período. Quanto maior, mais rápido o produto vende.

Para calcular, divida a quantidade vendida pelo estoque médio. Se uma loja de roupas vendeu 60 calças jeans no mês e manteve em média 20 na prateleira, o giro foi 3. Ou seja, o estoque de jeans se renovou 3 vezes.

Giro baixo é sinal de mercadoria parada e dinheiro preso. Giro muito alto pede atenção, porque o produto pode estar faltando com frequência. Compare o giro entre categorias e descubra onde ajustar as compras.

7. Inventário de estoque periódico

O inventário de estoque periódico é a contagem física de tudo o que está na loja, feita em datas fixas, como todo mês ou a cada trimestre. Depois, você compara o resultado com o que está registrado.

Um pet shop, por exemplo, pode contar uma categoria por semana. Na primeira semana, rações, na segunda semana, acessórios, e assim por diante. Assim, a rotina não para e a contagem fica mais leve.

Se aparecer diferença, ela ajuda a descobrir erros de lançamento, trocas mal registradas, perdas ou furtos. Quanto mais frequente a contagem, mais fácil é achar a origem do problema. 

8. Estoque de segurança

O estoque de segurança é uma reserva extra, além do mínimo, para imprevistos. Um atraso do fornecedor ou uma semana de vendas muito acima do normal são bons exemplos.

Enquanto o estoque mínimo cobre o prazo normal de entrega, o de segurança cobre o inesperado. Uma loja de presentes, por exemplo, sabe que as vendas disparam antes do Dia das Mães. Separar uma reserva dos itens que mais saem evita ficar sem produto justo na semana mais forte do ano.

Para definir o tamanho, olhe o seu histórico de vendas nos períodos de pico e os atrasos que já aconteceram. Só não exagere, porque uma reserva grande demais vira excesso de estoque.

9. PDCA (Planejar, Fazer, Checar e Agir)

O PDCA não é uma conta, é um ciclo de melhoria. Ele ajuda você a testar uma mudança, ver se funcionou e ajustar o caminho, sem mudar tudo de uma vez.

Veja como ficaria em uma loja que sofre com a falta dos produtos mais vendidos.

• Planejar: definir o estoque mínimo dos 10 itens mais vendidos.

• Fazer: aplicar essa regra por um mês.

• Checar: comparar quantas vezes esses itens faltaram em relação ao mês anterior.

• Agir: ajustar os números que não funcionaram e repetir o processo com mais produtos.

Com o tempo, o ciclo vira hábito, e o estoque melhora um pouco a cada volta.

Como usar as ferramentas de gestão de estoque?

O melhor jeito de começar é escolher duas ou três ferramentas e aplicar com calma. 

Uma boa combinação para o início é a curva ABC, o estoque mínimo e máximo e o inventário periódico. 

Quando esses três estiverem funcionando, fica mais fácil incluir o giro, o estoque de segurança e o PDCA. Por isso, aplicar as ferramentas e metodologias de estoque é muito mais possível com um sistema de gestão. 

Com o Nex, você registra vendas, entradas e saídas de mercadoria em um só lugar, no computador ou no celular, e o estoque é atualizado a cada movimentação. 

Os relatórios ajudam a ver quais produtos mais vendem, o que está parado e onde vale ajustar a compra, o que facilita montar a curva ABC de estoque, acompanhar o giro e conferir o inventário.

Assim, você gasta menos tempo com contas e mais tempo com o que faz o seu comércio crescer.

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Conclusão

Um controle de estoque preciso não nasce de uma vez. Ele vai sendo construído, uma ferramenta de cada vez, até virar parte natural da rotina da loja.

Que tal começar hoje escolhendo uma das ferramentas para aplicar? É um passo pequeno, mas já muda a forma como você compra e dá mais segurança para decidir.

Nos vemos nos próximos textos, até!