Como administrar uma empresa? 10 dicas para garantir uma boa gestão

Saber como gerir uma empresa já não é, há muito tempo, uma preocupação exclusiva dos grandes empresários. 

O crescimento expressivo do empreendedorismo no Brasil reflete essa mudança, impulsionado, em grande parte, pelos efeitos das constantes crises do país e pelo aumento do desemprego. Diante desse cenário, pessoas de diferentes áreas começaram a empreender como forma de enfrentar as dificuldades e buscar novas oportunidades.

Segundo pesquisa do Sebrae, a taxa de empreendedorismo no Brasil atingiu o maior patamar dos últimos quatro anos, saltando de 31,6% para 33,4% em 2024.

Quem tem o próprio negócio ou está iniciando uma empreitada empresarial já deve ter notado a dificuldade de gerir as inúmeras responsabilidades que caem no seu colo. 

De acordo com o IBGE, 21% dos negócios acabam falindo antes mesmo de completar um ano, devido a fatores externos ou a erros no gerenciamento.

Se você está aqui porque não quer fazer parte dessa estatística e procura saber como administrar uma empresa MEI, como administrar uma pequena empresa, ou até mesmo como administrar uma empresa do zero, então venha comigo! Durante o texto vou te mostrar algumas características do perfil de um bom empreendedor, e conselhos úteis para uma gestão eficiente. Boa leitura!

Como administrar uma empresa: o que é necessário para fazer um bom trabalho?

Para entender o que significa administrar uma empresa, é preciso recordar que determinadas características são imprescindíveis quando se trata de alavancar o negócio e garantir o seu bom funcionamento. 

Então, abaixo eu listei alguns atributos essenciais para a administração de uma empresa:

Organização

Caso seja um frequentador assíduo do blog, aposto que já deve estar careca de saber que a organização é importante, certo? 

Bom, reforçar essa competência nunca é demais, já que a falta dela pode fazer você se perder em coisas simples e criar uma bola de neve de problemas gerenciais. 

Por isso, para entender como organizar uma empresa, você deve estar sempre a par dos diversos compromissos estipulados, como as contas a pagar, os prazos com os fornecedores e a rotina operacional. 

Além disso, é primordial estar sempre atualizado acerca dos relatórios que avaliam o status e potencial de crescimento da empresa, para não perder o comando da situação e poder nortear suas próximas ações. Veja um resumo das principais atividades que otimizam a organização de uma empresa.

• Tenha um controle rigoroso dos compromissos: mantenha um calendário ou cronograma com todas as datas importantes reuniões, entregas e outros compromissos. Isso evita esquecimentos e atropelos.
• Monitore suas contas a pagar e a receber: organize seus prazos de pagamentos através de um sistema. Acompanhar prazos de pagamentos é essencial para manter a saúde financeira do negócio.
• Estabeleça rotinas operacionais: defina processos para o dia a dia da empresa: quem faz o quê, em que momento e com quais ferramentas. Isso traz clareza para a equipe e reduz retrabalho.
• Acompanhe relatórios com frequência: relatórios financeiros, de vendas, estoque e desempenho são fundamentais para saber como anda o negócio e onde estão os gargalos ou oportunidades.
• Use ferramentas de gestão: um bom sistema pode centralizar informações, automatizar tarefas e evitar que você perca tempo com anotações avulsas.
• Mantenha tudo documentado: registre prazos, metas, estratégias e acordos com fornecedores.
• Revise seus processos periodicamente: avalie com frequência o que pode ser otimizado ou simplificado no seu dia a dia.

Liderança

Liderar um negócio exige firmeza e assertividade, já que essa posição envolve muitas responsabilidades. No entanto, ser um bom líder vai além disso: é saber quando cobrar e corrigir, mas também reconhecer e valorizar as contribuições da equipe nos momentos certos.

Afinal, é balanceando esses dois lados que você conseguirá motivar a sua equipe e construir um ambiente de trabalho produtivo e ao mesmo tempo saudável.

Além disso, um bom líder estará sempre presente nos mais diversos momentos da empresa - tanto nas tomadas de decisões cruciais, quanto em assuntos cotidianos de menor amplitude. 

Delegar tarefas é uma habilidade essencial no perfil de um bom líder. Mais do que aliviar a carga de trabalho, saber delegar demonstra que você conhece bem sua equipe, entende os pontos fortes de cada pessoa e sabe direcioná-los para as demandas certas, aquelas que eles têm capacidade de cumprir com eficiência e com maior identificação. 

Mas lembre-se: mesmo ao delegar, é fundamental acompanhar de perto os processos e manter-se por dentro de tudo que acontece na empresa. Afinal, você continua no comando.

Por último, eu ressalto a coragem necessária para assumir riscos no empreendimento, como parte fundamental de uma liderança eficiente. 

Se você já se aventurou nos primeiros passos e embarcou nessa jornada abrindo uma empresa, sua coragem já é admirável e desejo todo o sucesso nas próximas etapas. 

Porém, saiba que essa é uma responsabilidade contínua, pois sabemos que no início empreender pode gerar frustrações, e riscos terão que ser enfrentados para que no futuro venham recompensas prósperas e gratificantes.

Boa comunicação

As habilidades comunicativas, embora sejam muitas vezes subestimadas por empreendedores mais reservados, são primordiais para tocar um negócio de maneira exemplar. 

Pense só: como será possível fazer boas negociações com os fornecedores, ou criar relacionamento com o público de clientes sem ter essa comunicação de maneira efetiva? 

Dá para perceber que a comunicação não é somente importante no marketing, por exemplo, mas em qualquer aspecto da administração que tenha como objetivo o bom funcionamento do negócio.

Também é válido mencionar que a importância de se comunicar bem, impacta na gestão interna da equipe, já que boa parte dos problemas de relacionamento são provocados por falhas comunicativas e informações desencontradas. 

Uma comunicação alinhada trará aos colaboradores uma noção maior de seu papel e importância na empresa, deixando o ambiente de trabalho mais saudável e produtivo.

Conhecimento básico de finanças

Ainda que muitos dos empresários de primeira viagem acabem aprendendo termos e conceitos financeiros na prática, ou, como se diz popularmente, “na marra”, é interessante se informar e conhecer um pouco esses temas específicos. 

Se um deles aparecer na sua vida e te pegar de surpresa, pode causar dor de cabeça!

Se estamos tratando de como administrar as finanças de uma empresa, um assunto essencial que  você deve saber muito bem para garantir economias e manter o negócio nas conformidades com a lei, é o enquadramento tributário do qual ele faz parte, por exemplo.

Embora eu recomende fortemente que esse conhecimento não seja adquirido sozinho - pois você pode contar com a ajuda do seu contador ou de instituições especializadas como o SEBRAE - , é muito enriquecedor se aproveitar dos benefícios que a internet nos proporciona e pesquisar constantemente para fazer o negócio crescer. 

Com uma simples pesquisa do tipo “curso para administrar empresa”, já é possível ter acesso a uma série de conteúdos completos e úteis para o seu dia a dia.

Aqui no Blog do Nex, por exemplo, há uma grande variedade de textos para facilitar você, pequeno empreendedor, na gestão do seu negócio. 

Já que estamos falando de finanças, eu recomendo os seguintes textos para você ampliar sua pesquisa: 

• Como montar um planejamento financeiro para o seu negócio. ‍
• Controle financeiro empresarial: como fazer e ferramentas úteis.
• Fluxo de caixa: o que é, tipos e como fazer.
• Saiba onde buscar financiamento para seu negócio
• Como vender pelo cartão de crédito e débito na sua loja
• Afinal, para que serve a nota fiscal?
• 6 Estratégias de negociação com fornecedores
  

Cuide da gestão financeira da sua empresa com o Nex! Com ele, você tem acesso a recursos completos e integrados como PDV grátis, controle de caixa, cadastro de clientes e fornecedores, controle de estoque e muito mais!

10 dicas de como gerir uma empresa

Agora que você já sabe o que é necessário para gerir uma empresa em termos de características de uma boa liderança, vou dar algumas dicas de gestão na prática. 

Continue lendo para conferir:

1. Prepare-se para surpresas

No mercado competitivo, não é novidade que os empresários estejam a todo momento sujeitos a variações setoriais e a surpresas desagradáveis, que podem causar sérios prejuízos ao negócio se não houver preparo. 

Sejam atrasos de um fornecedor, inadimplências dos clientes, aumentos abruptos do dólar ou da inflação: não é possível prever nenhum desses fatores! 

A resposta, então, está no planejamento!

Se você souber as possíveis perturbações que podem ocorrer no seu comércio e estiver minimamente preparado para lidar com elas, garanto que o baque causado pelos imprevistos não será tão forte, e você poderá continuar tocando as tarefas cotidianas sem grandes interrupções.

2. Fique de olho na concorrência

Para mergulhar com sucesso no mundo empresarial, é claro que não basta apenas identificar um setor que está bombando no momento e pronto. 

Na verdade, é preciso analisar cuidadosamente as opções antes de definir o seu ramo de atividade e, depois disso, o trabalho ainda não está pronto. 

Uma vez que você já está inserido no mercado, é muito importante estudar constantemente os concorrentes à sua volta sob diversos aspectos, como os preços, condições de pagamento oferecidas, atendimento, produtos com maior giro, fornecedores locais de qualidade, dentre outros. 

Avaliando o mercado sabiamente, será possível guiar suas futuras ações na empresa e apostar em um diferencial competitivo, ou seja, se aproveitar de uma falha que você perceber em um dos concorrentes e utilizá-la em seu benefício. 

No entanto, não é necessariamente de maneira competitiva que você deve lidar com a concorrência. 

A depender da área e situação atual do negócio, pode ser interessante apostar em networking com outros empresários locais ou de campos semelhantes, estabelecendo contatos e se juntando a associações, por exemplo. 

Isso aumentará o seu conhecimento do mercado e trará mais visibilidade à empresa, sem falar nas possíveis ajudas ou facilidades que esses contatos poderão lhe proporcionar. 

3. Faça um planejamento anual

Lá atrás eu já mencionei o quão importante é o planejamento para manter o seu negócio funcionando, pois as surpresas podem chegar e é preciso estar preparado para lidar com elas.

Separando um tempo periodicamente e realizando um planejamento cuidadoso para o seu negócio, será possível não somente planejar suas futuras ações, mas também reduzir desperdícios, aumentar os lucros e estabelecer prioridades.

No planejamento anual de uma pequena empresa, vários tópicos podem ser considerados. 

Além dos fatores que eu já apontei sobre o estudo pontual do mercado e a listagem de possíveis imprevistos que possam ocorrer, outros devem ser levados em conta na elaboração do planejamento. São eles: 

• Definição do orçamento da empresa com gastos fixos e variáveis.
• Antecipação de ações e previsão das datas comemorativas.
• Estabelecimento de metas e objetivos a serem atingidos durante o ano.

Se quiser saber mais sobre como montar um planejamento anual para o seu pequeno negócio, clique aqui. 

4. Não se esqueça dos funcionários

A não ser que você seja um microempreendedor individual, os funcionários são uma parte primordial do seu negócio, e seu crescimento deve estar alinhado com a evolução da equipe. 

É por isso que, antes de mais nada, é necessário saber como contratar pessoas que realmente agreguem à empresa: baseie-se em bons currículos, experiências profissionais enriquecedoras, e alinhamento com os valores da sua marca.

Uma vez que a equipe já está formada, é recomendável continuar investindo no seu desenvolvimento, através das ações de treinamento e qualificação dos funcionários, por exemplo. 

Elas podem ser desde um acompanhamento dos processos da empresa por parte do administrador, até indicações de cursos ou palestras que contribuam para a formação daquela pessoa como profissional. 

Afinal, investir em capital humano é aumentar a capacidade produtiva, já que melhora a qualidade do seu produto ou serviço e agrega credibilidade ao negócio.

Quer dicas para recrutar e contratar funcionários? Confira nosso conteúdo: “Como fazer uma entrevista de emprego: passo a passo completo”.

5. Saiba gerenciar o tempo

Todos sabem que o dia a dia dos empreendedores no Brasil não é fácil: muitas vezes a vida pessoal se mistura com as obrigações do negócio, e o administrador acaba ficando sobrecarregado por, normalmente, não contar com muitos funcionários e ter de lidar com muitos afazeres ao mesmo tempo. 

Se esse é o seu caso, saiba que uma eficiente gestão de tempo pode fazer pequenos ajustes para aliviar a sua rotina agitada e facilitar a sua vida em algumas tarefas.

Nesse processo, a tecnologia é a principal aliada, já que graças a ela podemos automatizar uma série de procedimentos ou fazê-los em menos tempo com o auxílio de ferramentas úteis. 

Mas a boa notícia é que com alguns ajustes e boas ferramentas, é possível tornar o trabalho mais leve. Uma gestão de tempo eficiente, aliada à tecnologia certa, pode fazer toda a diferença na rotina do seu negócio.

Um bom exemplo é o sistema de gestão Nex. Com ele, você otimiza diversas tarefas do dia a dia:

• Faz o cadastro de produtos de forma rápida e prática.
• Ganha tempo com a entrada de estoque de vários produtos de uma vez.
• Conta com tutoriais simples para tirar dúvidas a qualquer momento.
• Gera relatórios de venda, estoque e faturamento em poucos cliques.
• Centraliza tudo em um único sistema, sem precisar de planilhas ou caderninho.

Se você tem interesse nessa grande ferramenta de economia de tempo, conheça mais sobre o Nex clicando aqui.

6. Atente-se à gestão financeira

Ao fim e ao cabo, todas as áreas de uma empresa se resumem a uma boa gestão financeira e dela dependem, pois se você não conhece a sua realidade financeira, pode se amparar em resultados enganosos e tomar decisões erradas. 

Quando se trata de como administrar uma empresa financeiramente, uma série de ações é necessária: 

Separar bem as contas empresariais das pessoais, definir um orçamento anual, fazer boas cotações de preço e monitorar regularmente o fluxo de caixa são apenas algumas delas. 

Bom, o tema da gestão financeira é bastante amplo e há muitos aspectos para se levar em conta, mas o Blog do Nex nunca te deixa na mão e oferece diversos conteúdos para te ajudar nessa tarefa. 

Eu recomendo os seguintes: ‍

• Como analisar o balanço financeiro de sua loja
• Imposto de renda: o que você precisa saber como comerciante
• Conheça os principais impostos tributários para o varejo
• 11 práticas que prejudicam o lucro da sua empresa
• Enquadramento Simples Nacional: Entenda tudo sobre o assunto
• Dinheiro dos sócios X dinheiro da empresa

Outro fator que precisa estar afiado se você quiser gerir as finanças de maneira eficiente é o controle de estoque, que nos leva ao próximo tópico:

7. Dê atenção ao gerenciamento do estoque

Se você costuma ler os textos aqui do blog, provavelmente já sabe que este é outro pilar para uma boa gestão: sem um bom controle de estoque, não há sucesso no negócio. 

Um erro muito comum de quem está começando é estocar enormes quantidades de um produto apenas porque ele estava em promoção, e não analisar se ele apresenta alto giro nas vendas. 

Uma atitude como essa resultará em consequências desagradáveis para o empreendimento como aquisição de dívidas, custos adicionais, baixo faturamento e perda de produto.

Para evitar tudo isso, não deixe de monitorar frequentemente a entrada e saída das mercadorias e constatar aquelas que não têm giro, além de sempre estar no controle das datas de validade e próximos pedidos com os fornecedores. 

Você sabia que no blog temos uma categoria inteira destinada a ajudar você entender mais sobre controle do estoque? Clique aqui para saber mais.

8. Entenda o seu público-alvo e invista em marketing

Se o seu negócio anda tendo problemas significativos de vendas e perdas de produto, é possível que você esteja falhando em entender o perfil do seu cliente. 

Afinal, ele tem demandas específicas, que precisam ser detectadas e compreendidas para se ter um elevado número nas vendas. 

Para isso, realize pesquisas de persona, converse com os seus clientes para perguntar os pontos fortes e fracos do produto/serviço que você está oferecendo, e separe em grupos os principais tipos de consumidor da empresa. 

Conhecendo o seu público, será possível nortear suas estratégias e ações de marketing. 

Embora seja subestimado por alguns pequenos empreendedores, hoje em dia o marketing é imprescindível para o crescimento da empresa, e não é mais restrito aos grandes conglomerados: até mesmo as mercearias e negócios em casa podem se beneficiar - e muito! - das ações de marketing.

As técnicas tradicionais de divulgação por meio de panfletos e do investimento em artifícios visuais para atrair clientes ainda valem. 

Mas agora é interessante apostar no marketing digital e fortalecer a sua presença online para aumentar a clientela. 

Isso pode ser feito por meio de:

• Ações nas redes sociais.
• Cadastro no Perfil da empresa no Google.
• Ou da criação de um catálogo digital para receber pedidos online, por exemplo.

Qualquer que seja o tipo de ação que mais se adeque à sua realidade e aos seus objetivos, nunca subestime a importância do marketing para atrair e fidelizar clientes!

9. Profissionalize-se e busque conhecimento

No começo do texto eu comentei sobre o valor de permanecer investindo na evolução dos funcionários para que eles contribuam com o crescimento da empresa, mas com você isso não é diferente! 

O que estudar para gerir uma empresa?

Em um mundo tão conectado e com uma enorme quantidade de informações disponíveis, é papel de um bom líder estar sempre buscando o aprendizado e o crescimento.

Se você chegou até aqui, já é um bom sinal! 

Essa aprendizagem também pode ser feita por vias práticas: procure saber se a prefeitura da sua cidade organiza centros de desenvolvimento a pequenos negócios, e busque por cursos, palestras e consultorias como as oferecidas pelo SEBRAE.

Veja alguns conteúdos práticos e gratuitos sobre crescimento de negócios:

• Sebrae: oferece cursos gratuitos voltados a gestão, empreendedorismo, finanças, marketing e muito mais. Ideal para quem está começando ou já tem um pequeno negócio.
• FGV Online (Fundação Getúlio Vargas): tem cursos introdutórios sobre gestão empresarial, planejamento estratégico, liderança e empreendedorismo.
• Coursera: plataforma com cursos de universidades como Yale, Stanford e USP. Muitos têm opção completa gratuita (sem certificado).
• Senac: oferece cursos livres gratuitos ou com baixo custo nas áreas de gestão e negócios.
• Endeavor Brasil: conteúdos práticos sobre crescimento de negócios, liderança, cultura organizacional e gestão financeira.

10. Tenha os processos integrados

Por último, eu gostaria de reforçar que a tecnologia será uma de suas principais parceiras no caminho para uma boa gestão, já que ela te auxilia em diversas áreas e engloba múltiplos tópicos mencionados anteriormente. 

Com um sistema de gestão eficiente, por exemplo, você tem tudo em uma coisa só: um controle de estoque completo, uma boa gestão financeira, dados e relatórios que te auxiliam no bom planejamento, e ferramentas que otimizam a sua gestão do tempo!  

Agora que você viu a necessidade de investir em ferramentas tecnológicas que façam sua empresa crescer, é hora de conhecer o Nex! 

O Nex é um sistema de gestão completo e integrado, que te ajuda a cuidar de todas as partes do negócio e colocar essas dicas em prática. Acesse o Nex e crie sua conta para testar por 14 dias grátis.

Conclusão

Ao longo da leitura, você conheceu dicas e processos essenciais para aprender como gerenciar uma empresa de forma mais eficiente, além de conselhos práticos para manter o controle e impulsionar o crescimento do seu negócio.

Três palavras-chave guiam esse caminho: dedicação, planejamento e tecnologia. Lembre-se da força de cada uma delas na sua rotina.

É bastante conteúdo, né? Então, se precisar, volte neste texto sempre que quiser revisar e começar a aplicar as ideias no dia a dia da sua gestão.